![](https://eventshow.vn/wp-content/uploads/2024/06/icon-about-1.png)
Thương hiệu hơn 14 năm trên thị trường
![](https://eventshow.vn/wp-content/uploads/2024/06/icon-about-2.png)
Đội ngũ nhân viên trẻ năng động
![](https://eventshow.vn/wp-content/uploads/2024/06/icon-about-3.png)
Trang thiết bị sự kiện hiện đại
![](https://eventshow.vn/wp-content/uploads/2024/06/icon-about-4.png)
Hỗ trợ khách hàng24/7
Thương hiệu hơn 14 năm trên thị trường
Đội ngũ nhân viên trẻ năng động
Trang thiết bị sự kiện hiện đại
Hỗ trợ khách hàng24/7
Tổ chức sự kiện hiện nay không còn là khái niệm mới tại Việt Nam bởi vì mức độ phổ biến của nó ngày càng được lan rộng. Cùng với những xu thế hội nhập mới trong thời đại công nghệ 4.0 mà ngành tổ chức sự kiện này cũng được quan tâm rộng rãi hơn. Đối với một doanh nghiệp một sự kiện thành công mang lại rất nhiều giá trị cho họ về mặt truyền thông nhưng để tổ chức được một chương trình sự kiện thành công không phải là điều đơn giản mà ai cũng có thể làm được.
Eventshow ( Phát Hoàng Gia ) là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu với gần 15 năm kinh nghiệm tại thành phố HCM chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn các sự kiện lớn nhỏ khác nhau ở trên cả nước. Hãy cùng eventshow tìm hiểu các khái niệm về tổ chức sự kiện, vai trò của sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện ra sao thông qua bài viết đưới đây nhé
Sự kiện (hay còn gọi là event trong tiếng anh) là một hoạt động cụ thể được diễn ra tại một địa điểm nhất định với các kế hoạch được lên từ trước. Sự kiện có thể bao hàm từ các sự kiện nhỏ như đám cưới, đám hỏi, thôi nôi, sinh nhật cho đến các sự kiện lớn như hội nghị, hội thảo, tất niên cuối năm…hay những sự kiện mang tầm cỡ quốc gia như sea game, word cup, Hoa hậu thế giới…
Sự kiện có thể được tổ chức bởi một cá nhân, một tập thể hoặc là một doanh nghiệp nào đó và diễn ra trong nhiều các lĩnh vực khác nhau
Tổ chức sự kiện là gì? Event là gì? Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? ( Tiếng anh là event organization) Đây là khái niệm chung dùng để chỉ quy trình thực hiện các phần việc trong một chương trình sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ từ khi nhen nhóm hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc
Tổ chức sự kiện được diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau từ lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, thể thao,giải trí…thông qua các chương trình như tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức các diễn đàn sự kiện, tổ chức các buổi họp báo, triển lãm, hội chợ…Với mục đích nhằm truyền tải đến khách hàng và những người tham dự sự kiện những thông điệp mà người làm sự kiện muốn khách hàng của mình hay công chúng nhận được.
Hiện nay ở tất cả các nước ngành tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề đặc thù và hiện nay cũng có rất nhiều các đơn vị tham gia vào ngành tổ chức sự kiện này.
Như đã nói ở trên ngành tổ chức sự kiện hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế xã hội điển hình như các hoạt động dưới đây:
> Press release: là các hoạt động PR liên quan đến thông cáo báo chí
> Activation Event (Product Launch Event): Là các hoạt động liên quan đến kích hoạt thương hiệu thông qua những chương trình như roadshow, sampling sản phẩm, hoạt động tại điểm bán….
> Event show: các sự kiện về trình diễn như các buổi trình diễn thời trang, nghệ thuật
> Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng
> Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh như tổ chức lễ mở bán, tổ chức hội nghị tung hàng
> Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như chương trình tất niên cuối năm, lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân khách hàng
> Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ như hoạt động gây quỹ từ thiện, gây quỹ ủng hộ người nghèo
> Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm gian hàng giới thiệu sản phẩm như triển lãm Viet buid
> rade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
> Entertainment events: Các sự kiện liên quan về giải trí như live show ca nhạc, gameshow
> Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc
> Festive events: Là các sự kiện về liên hoan, lễ hội như lễ hội ẩm thực Hàn Quốc, lễ hội ẩm thực Việt Nam…
> Government events: Là các sự kiện về các hoạt động chính trị của nhà nước như đại hội đại biểu, hoạt động bầu cử, tiếp xúc cử tri…
> Meetings: Là các cuộc họp online hoặc offline
> Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
> Workshops: là các buổi chia sẽ kiến thức về một chủ đề nhất định nào đó
> Conferences: Là các sự kiện Hội thảo
> Conventions: Là các sự kiệnHội nghị
> Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao như sea game, word cup
> Marketing events: Các sự kiện liên quan đến các hoạt động quảng cáo, tiếp thị, truyền thông
> Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
> Brand and product launches: Các sự kiện về ra mắt sản phẩm mới
Và có thể thấy rằng để tổ chức được thành công một chương trình sự kiện như thế này thành công quả không phải là điều dễ dàng mà cần phải có một đội ngũ thực sự chuyên nghiệp và am hiểu về ngành sự kiện thì mới có thể tạo nên những chương trình thành công như mong đợi
Tổ chức sự kiện được coi là công cụ quan trọng trong các hoạt động quảng bá, tiếp thị nhằm giúp thương hiệu khẳng định được vị trí trên thị trường và giúp gia tăng được doanh số bán hàng
Quy trình tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của một sự kiện nào đó. Không có chương trình nào thành công mà không bắt đầu bằng những quy trình chuẩn chỉnh nhất. Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau và mỗi loại hình đều bao hàm những tính chất khác nhau nhưng dù là loại hình nào thì muốn thành công bắt buộc phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện nhất định
Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn bao gồm 4 giai đoạn chính như sau:
Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình làm sự kiện. Trước khi bắt đầu một chương trình sự kiện nào điều đầu tiên cần làm là làm việc trao đổi thật nhiều thông tin với khách hàng của bạn để có thể nắm bắt được mục tiêu và nội dung mà khách hàng của bạn muốn hướng tới và muốn thu được sau chương trình sự kiện này
Sau khi kết thúc buổi sự kiện là lúc doanh nghiệp cùng nhìn nhận lại các hoạt động sau:
Sau mỗi một chương trình sự kiện là lúc doanh nghiệp cùng nhìn nhận lại những vấn đề đang còn tồn động như các vấn đề liên quan đến kinh phí tổ chức, kinh phí thuê các nhà cung cấp và những điểm thực hiện chưa tốt trong sự kiện đó để rút kinh nghiệm cho lần sau
Để có thể tổ chức thành công một chương trình sự kiện bạn không nên bỏ qua các yếu tố sau đây
Việc đầu tiên mà bạn phải làm khi ấn định ngày tổ chức là bạn nên tìm và chốt địa điểm tổ chức, bạn nên hoàn thiện việc ký kết hợp đồng, đặt cộc tiền sớm để dành thời gian cho các công tác chuẩn bị sau đó
Thư mời là thông điệp để bạn gửi đến những khách hàng mà bạn muốn tham gia sự kiện, thường thì thư mời không nên gửi trước quá lâu vì khách hàng có thể quên, thời gian thích hợp để bạn gửi thư mời đó là tầm 7 ngày trước khi sự kiện chính thức diễn ra và để chắc chắn hơn thì trước 2 3 ngày bạn nên gọi điện nhắc lại khách hàng một lần nữa
Đối với một chương trình sự kiện kế hoạch càng chi tiết bao nhiêu thì các hạng mục sẽ được chỉnh chu bấy nhiêu, khi bạn lên kế hoạch một cách chi tiết và tỉ mỉ bạn cũng có thể kiểm soát công việc một cách tốt nhất và bạn luôn cần đảm bảo rằng quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn diễn ra theo đúng như kế hoạch đã lập trước đó, hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn
Thay vì tiêu tốn nhiều sức lực cho một công việc nào đó hãy làm việc một cách khoa học nhất bằng việc tổng hợp tất cả những thông tin cần thiết ra file excel, các thông tin về khách hàng tham gia sự kiện, thẻ ban tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bản kế hoạch tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sự kiện….
Ngân sách luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu trong bất cứ một chương trình sự kiện nào. Khi bạn lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng hạng mục điều đó đồng nghĩa với việc bạn có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất và hạn chế tối đa việc thất thoát ngân sách vào những khoản không đáng có
Mỗi ngành nghề đều đòi hỏi những yếu tố riêng biệt để đáp ứng tốt nhất được ngành nghề đó. Đối với ngành tổ chức sự kiện đây là một ngành có thể nói đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải đáp ứng được rất nhiều kỹ năng chuyên môn để phục vụ tốt cho công việc. Sau đây là một số kỹ năng mà một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có
Không ai có thể làm tốt công việc của mình nếu như họ không am hiểu về ngành nghề mà họ đang làm vậy thì nhân viên tổ chức sự kiện cũng thế họ cần phải nắm rõ các kiến thức về ngành tổ chức sự kiện, các lĩnh vực tổ chức sự kiện khi đó mới có thể ứng dụng vào các chương trình sự kiện một cách chỉn chu nhất
Đối với người làm nghề sự kiện thì kỹ năng sáng tạo là kỹ năng quan trọng hàng đầu và không thể thiếu. Đối với mỗi chương trình sự kiện đều bao gồm những nội dung và thông điệp khác nhau chính vì vậy nhân viên sự kiện cần có một khả năng sáng tạo, tư duy đổi mới trong từng sự kiện để tạo nên những điểm thu hút và những điểm độc đáo riêng cho từng chương trình
Sáng tạo về ý tưởng, kịch bản, nội dung thông điệp sẽ mang đến cho chương trình đó sự thu hút cũng như thành công nhất
Triển khai và giám sát thực hiện cũng là hai kỹ năng không kém phần quan trọng đối với một chương trình sự kiện, muốn sự kiện thành công đầu tiên người nhân viên tổ chức sự kiện phải biết lập kế hoachj và triển khai các hạng mục trong kế hoạc đó, đến giai đoạn sự kiện bắt đầu cũng là lúc người nhân viên sự kiện thực hiện các kỹ năng kiểm tra giám sát thường xuyên các hoạt động để có thể kiểm soát chương trình được diễn ra một cách xuyên suốt và hạn chế các tình huống không hay có thể xảy ra
Giải quyết vấn đề là một kỹ năng không phải ai cũng có và không phải ai cũng làm được. Để một chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ người nhân viên tổ chức sự kiện cần tập trung 100% vào sự kiện đó. Việc xảy ra sự cố trong một chương trình sự kiện là điều không thể tránh khỏi chính vì vậy người nhân viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu tỉnh táo để giải quyết các sự cố không mong muốn có thể xảy đến
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường muốn tổ chức nhiều sự kiện khác nhau để truyền thông thương hiệu cũng như quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình đến gần hơn với khách hàng. Và cũng có rất nhiều doanh nghiệp muốn tận dụng lực lượng nội bộ của chính mình để tổ chức những chương trình sự kiện đó tuy nhiên như bạn đã xem ở trên tổ chức sự kiện đòi hỏi quy trình rất phức tạp và chi tiết nên đối với những người không chuyên về sự kiện thì đây không phải là việc làm dễ dàng, tự mình tổ chức sự kiện không những không giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ thành công mà thậm chí còn gây ra những thiệt hại không mong muốn khác vậy tại sao bạn nên chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự mình thực hiện hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua những yếu tố sau nhé:
Một thực tế cho thấy rằng đối với các sự kiện lớn đòi hỏi yếu tố kỹ thuật và độ chính xác cao nếu như bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì bạn sẽ rất dễ gặp phải những tình huống khó lường có thể xảy ra. Với những sự kiện lớn bạn nên tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ có đầy đủ những kỹ năng, nguồn lực cũng như có thể giải quyết sự cố một cách tốt nhất giúp cho sự kiện của bạn được diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Tại các công ty tổ chức sự kiện đội ngũ nhân sự luôn được đào tạo một cách bài bản theo quy trình và luôn đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch đã lên.
Khi hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn sẽ được họ cung cấp các dịch vụ với mức giá tốt nhất bởi các công ty sự kiện lớn thường có rất nhiều các đối tác cung cấp dịch vụ ưu đãi. Ngoài ra các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có một kho hệ thống trang thiết bị vô cùng hiện đại và đầy đủ cùng đội ngũ nhân sự nhiều năm giàu kinh nghiệm đây chắc chắn sẽ là lựa chọn vô cùng tuyệt vời dành cho bạn. Với quy trình và kế hoạch được thiết lập một cách bài bản và chặc chẽ đây cũng là cách giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để không hao tổn vào những việc phát sinh không mong muốn. Doanh nghiệp của bạn chỉ cần đưa ra những mong muốn đối với sự kiện tổ chức việc còn lại đã có công ty tổ chức sự kiện đứng ra thực hiện
Các công ty tổ chức sự kiện hợp tác rất nhiều các đối tác về truyền thông các cơ quan báo chí và được ưu đãi với mức giá tối ưu vì vậy khi tổ chức sự kiện thông qua các đơn vị tổ chức sự kiện bạn cũng sẽ được hưởng lợi rất nhiều các lợi ích về truyền thông quảng bá sản phẩm và dịch vụ cho công ty của mình.
Eventshow (Phát Hoàng Gia) là công ty tổ chức sự kiện tphcm với gần 15 năm trên thị trường. Chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn các sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc và nhận được sự tin yêu của đông đảo khách hàng là các cá nhân, doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Với phương châm “Độc đáo” “ Sáng tạo” “ Tận tâm” chúng tôi luôn mang đến cho khách hàng của mình những giải pháp sự kiện hiện đại và tối ưu chi phí nhất có thể.
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện và đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay cho Eventshow nhé. Chúng tôi sẽ trực tiếp tư vấn, đưa ra cho bạn những giải pháp phù hợp nhất nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất
> Xem chi tiết bài viết: Tổ chức sự kiện trọn gói A – Z https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/
Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone: 028 3811 3444
Hotline: 0938.39.2203
https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn
Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent
Website: eventshow.vn