1. Trang chủ
  2. Tổ chức sự kiện
  3. Tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức hội nghị là một hoạt động vô cùng phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay. Tổ chức hội nghị là việc mà các doanh nghiệp tổ chức với mục đích hội họp thảo luận về một vấn đề quan trọng nào đó trong doanh nghiệp hoặc là các buổi hội nghị khách hàng, hội nghị ra mắt sản phẩm mới, hội nghị tổng kết hoạt động kinh doanh…nhằm mục đích thảo luận, đánh giá và đưa ra hướng đi mới cho doanh nghiệp trong thời gian tới.

Tổ chức hội nghị có ý nghĩa gì?

Giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu

Thường các chương trình sự kiện được tổ chức sẽ mang những nội dung khác nhau tuy nhiên chúng đều có một điểm chung đó là giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh. Tổ chức hội nghị là cách mà doanh nghiệp thường xuyên áp dụng để đưa hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, để khách hàng hiểu rõ hơn về giá trị mà doanh nghiệp mang lại.

Ở mỗi chương trình tổ chức hội nghị thông thường sẽ có các cơ quan báo chí, truyền thông đến để ghi hình, quay lại chương trình hoặc đưa tin. Từ những hình ảnh video được quay lại này doanh nghiệp có thể tận dụng nó để PR truyền thông về sản phẩm hoặc doanh nghiệp của mình nhằm tăng thêm sức ảnh hưởng đến với nhiều đối tượng công chúng hơn

Ra mắt giới thiệu sản phẩm mới đến với khách hàng

Tổ chức hội nghị còn là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu đến các đối tác, khách hàng những sản phẩm của doanh nghiệp đang kinh doanh như thông qua các buổi hội nghị ra mắt sản phẩm mới, hội nghị tri ân khách hàng. Việc tổ chức các buổi hội nghị này là một cách tinh tế để doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường đến gần hơn với những khách hàng tiềm năng, kích thích nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm dịch vụ của công ty

Tri ân khách hàng, đối tác

Rất nhiều các doanh nghiệp tổ chức các buổi hội nghị tri ân khách hàng hằng năm với mục đích tri ân những khách hàng thân thiết đã đồng hành và gắn bó với doanh nghiệp nhằm thể hiện mong muốn được hợp tác lâu dài trong những thời gian tiếp theo

Phát triển mối quan hệ hữu nghị

Thông thường đây là các buổi hội nghị cao cấp có sự tham gia của các nguyên thủ quốc gia

Các hình thức tổ chức hội nghị

Hình thức hội nghị khoa học

Đây là hình thức hội nghị nhằm thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu của các tổ chức, cá nhân. Tại buổi hội thảo các chuyên gia sẽ trình bày về các vấn đề và cùng nhau thảo luận với những người có chuyên môn, đây là hình thức hội nghị thiên về quảng bá hình ảnh và thương hiệu cho doanh nghiệp

Hình thức hội nghị ra mắt sản phẩm

Mục đích của buổi hội nghị này nhằm ra mắt, giới thiệu quảng bá cho sản phẩm mới. Đây chính là bước vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định được thương hiệu và sự chuẩn bị kỹ càng trước khi chính thức tung sản phẩm ra thị trường. Đây cũng chính là một hình thức truyền thông trực tiếp vô cùng tuyệt vời nhằm tạo ra một lượng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp

Hình thức hội nghị tri ân khách hàng

Sự kiện này thường được doanh nghiệp tổ chức hàng năm nhằm tri ân tới những khách hàng, đối tác đã tin tưởng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Đón nhận những ý kiến của khách hàng để ngày càng hoàn thiện dịch vụ và sản phẩm từ đó có những bước cải tiến hơn trong chất lượng phục vụ khách hàng gia tăng sự gắn kết giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác.

Hình thức hội nghị workshop

Hình thức tổ chức hội nghị workshop cũng khá phổ biến hiện nay với mục đích chia sẽ những kiến thức nhất định về một lĩnh vực nào đó như marketing, tài chính, ngân hàng…Bên cạnh đó những người tham gia hội nghị cũng sẽ được lĩnh hội những kiến thức, kỹ năng hay chia sẽ những điều mình biết với mọi người tham gia

Quy trình tổ chức hội nghị

Bước 1: Xác định chủ để sự kiện hội nghị

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị đó là bạn phải xác định được chủ đề một cách chính xác và rõ ràng từ đó giúp bạn lên kế hoạch một cách chi tiết và rõ ràng và chỉn chu hơn

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết

Lên kế hoạch chi tiết là bước vô cùng quan trọng trong tổ chức hội nghị để bạn có thể theo dõi và bám sát kế hoạch đảm bảo chương trình được diễn ra theo những gì đã lập ra và để làm được điều đó bạn cần thực hiện các yếu tố sau:

  • Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị
  • Xác định đối tượng tham gia và lên danh sách khách mời
  • Lên ngân sách tổ chức hội thảo
  • Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo
  • Lên kịch bản timeline chi tiết chương trình hội thảo
  • Lên phương án dự trù đi với những rủi ro có thể xảy ra

Bước 3: Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau khi đã có một kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và đã xác định được địa điểm thời gian tổ chức hội nghị lúc này bạn sẽ bắt đầu chuẩn bị cho hội nghị như:

  • Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ cho quá trình diễn ra buổi hội nghị như: hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình led…
  • Chuẩn bị tiệc đãi khách như tiệc teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
  • Truyền thông cho hội nghị là yếu tố tất yếu không thể bỏ qua
  • In ấn các tài liệu phục vụ hội nghị

Bước 4: Tổ chức hội nghị

Bước tổ chức hội nghị chính là bước chính thức và quan trọng nhất để đảm bảo được quá trình tổ chức hội nghị được diễn ra xuyên suốt và thành công thì trong quá trình tổ chức bạn cần có một người điều phối đội ngũ thực hiện chương trình chuyên nghiệp để đảm bảo mỗi người sẽ có trách nhiệm và vị trí công việc khác nhau, cùng nhau phối hợp thực hiện. Cần chỉnh chu từ khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp vị trí ngồi, điều hành hậu trường sân khấu đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru. Người điều phối còn có trách nhiệm theo sát và linh hoạt xử lý các sự cố về máy móc, khách mời với các phương án dự phòng, để cuộc hội nghị diễn ra tốt đẹp từ đầu đến cuối.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

Sau khi kết thúc chương trình hội thảo bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời và những người tới tham dự chương trình. Điều này sẽ góp phần giúp cho khách mời có sự ấn tượng thiện cảm hơn với doanh nghiệp

Ngoài ra bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội nghị để rút ra những bài học kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau

Nên chọn đơn vị tổ chức hội nghị nào ở Hồ Chí Minh

Công ty Phát Hoàng Gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện tự hào mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời và hài lòng nhất, bạn sẽ nhận được gì khi lựa chọn Phát Hoàng Gia

  • Kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện
  • Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, luôn hỗ trợ khách hàng một cách tận tâm nhất
  • Cung cấp co khách hàng những địa điểm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, chất lượng
  • Hệ thống trang thiết bị tổ chức sự kiện tiên tiến hiện đại
  • Luôn đưa ra phương án dự trù những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện để đưa ra phương án xử lý tốt nhất

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0779 12 13 14

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Website: eventshow.vn