Tổ chức hội thảo là hoạt động diễn ra thường xuyên trong mỗi doanh nghiệp. Quy mô các buổi hội thảo có thể lớn hoặc nhỏ tùy thuộc vào số lượng người tham dự và mức độ quan trọng của buổi hội thảo. Buổi họp thường thu thập ý kiến của nhiều người trong doanh nghiệp để có thể đưa ra những cải thiện hoặc định hướng kin doanh mới. Để có thể tổ chức được một buổi hội thảo chi tiết và chuyên nghiệp hãy cùng eventshow tìm hiểu thông qua bài viết sau đây về quy trình tổ chức, kịch bản chương trình hay chi phí hội thảo nhé.

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo được hiểu là cuộc họp mặt của một nhóm người hoặc một bộ phận người để cùng nhau trao đổi về một vấn đề nào đó mà doanh nghiệp đang quan tâm hoặc cần lấy ý kiến để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp. Các chương trình hội thảo thường được diễn ra bằng các cuộc họp trao đổi, lấy ý kiến, khảo sát ý kiến của khách hàng và các thành viên nội bộ công ty để từ đó có thể tổng hợp lại thành những điều cần cải thiện hoặc những định hướng mới cho doanh nghiệp trong thời gian tiếp theo.

Vai trò của tổ chức hội thảo

Giải quyết các vấn đề tồn động của doanh nghiệp

Các buổi thội thảo nội bộ của doanh nghiệp thường được tổ chức với mục đích chính đó là các thành viên cùng nhau trao đổi thảo luận về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp và cùng nhau thu thập ý kiến thống nhất để đưa ra hướng giải quyết thích hợp.

Xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp

Hầu hết các chương trình sự kiện được tổ chức doanh nghiệp đều có thể quảng bá hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp mình đến với Khách Hàng và các đối tác. Tổ chức hội thảo cũng là một hoạt động truyền thông mang ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp nhằm thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng, đối tác giúp doanh nghiệp gia tăng độ nhận diện thương hiệu đối với Khách Hàng.

Gia tăng độ tin tưởng của khách hàng và đối tác

Thông qua các chương trình hội thảo được diễn ra tốt đẹp sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng được lòng tin đối với khách hàng từ đó sẽ giúp khách hàng có những suy nghĩ thiện cảm đối với công ty từ đó giúp cho việc kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của công ty được diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp hơn.

Quảng bá và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của công ty

Các chương trình hội thảo cũng là dịp để công ty quảng bá giới thiệu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng, đối tác từ đó tạo thêm tệp khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

Các loại hình tổ chức hội thảo

Hội thảo chuyên ngành

Hội thảo chuyên ngành là các buổi hội thảo có sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành trong một lĩnh vực cụ thể nào đó, như các buổi hội thảo khoa học về chăm sóc sức khỏe, hội thảo thẩm mỹ. Nội dung của buổi hội thảo sẽ tập trung thảo luận về các vấn đề liên quan đến các ngành nghề đó cũng như các vấn đề gặp phải và các phương án khắc phục

Hội thảo chia sẽ kinh nghiệm

Đây là một hình thức hội thảo có thể diễn ra cả trong và ngoài doanh nghiệp. Bạn có thể tổ chức loại hình hội thảo này trong nội bộ công ty với mục đích chia sẽ kinh nghiệm làm việc giữa các thành viên trong nội bộ công ty, các đơn vị với nhau hoặc cũng có thể có sự tham gia của các khách hàng và đối tác thân thiết. Mục đích của buổi hội thảo chia sẽ kinh nghiệm này đó là có thể cùng nhau trao đổi các phương án kinh doanh tiến bộ, hiện đại và hiệu quả hơn.

Hội thảo giới thiệu dịch vụ sản phẩm mới

Đây là hình thức hội hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích giới thiệu các sản phẩm dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với khách hàng. Thông qua các buổi hội thảo này doanh nghiệp cũng có thể quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình thông qua các kênh truyền thông hoặc bằng hình thức trực tiếp tại buổi hội thảo.

Quy trình tổ chức hội thảo đầy đủ chuyên nghiệp từ A đến Z

Bước 1: Xác định chủ đề của buổi hội thảo

Bạn cần xác định chủ đề chính cho buổi hội thảo đây là việc làm cần thiết giúp chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp. Đây là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch cho các hoạt động của buổi hội thảo được diễn ra một cách xuyên suốt

Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết tổ chức hội thảo

Sau khi đã xác định được chủ đề của chương trình bước tiếp theo cần làm đó là lên một kế hoạch thật chi tiết và cụ thể bước này gồm các công việc như là:

• Xác định được mục đích cần đạt được thông qua buổi hội thảo
• Xác định các nội dung chính cần được trao đổi và lấy ý kiến trong buổi hội thảo để từ đó xây dựng một kịch bản chương trình phù hợp nhất
• Tìm và tham khảo các địa điểm tổ chức cũng như xác định thời gian tổ chức hợp lý nhất
• Lập bảng ngân sách dự kiến cho chương trình
• Lên chương trình cụ thể cho buổi hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị các hạng mục cần thiết cho buổi hội thảo

Sau khi đã lên kế hoạch chi tiết cho tổ chức hội thảo việc tiếp theo cần làm đó là lên các hạng mục cần thiết cho buổi hội thảo như sau:

• Chuẩn bị các hạng mục trang thiết bị như hệ thống âm thanh ánh sáng, máy chiếu, màn hình led
• Chuẩn bị các hạng mục thiết kế in ấn standee, backdrop….
• Chuẩn bị các hạng mục đi kèm teabreak, dịch vụ đưa đón

Bước 4: Tổ chức chương trình hội thảo

Sau khi chuẩn bị xong các bước thì chương trinh hội thảo sẽ được diễn ra theo đúng chương trình kịch bản đã lên. Trong quá trình diễn ra chương trình sẽ có các nhân sự hỗ trợ và xử lý các vấn đề có thể sẽ xảy ra.

Bước 5: Sau khi kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình các nhân sự có nhiệm vụ sẽ tổng hợp lại các nội dung và ý kiến quan trọng trong cuộc họp. Tổng kết các vấn đề đang gặp phải và các phương án giải quyết

Bên cạnh đó doanh nghiệp cung dành thời gian để chăm sóc khách hàng và đối tác. Có thể gửi một số món quà nhỏ để gây thiện cảm với khách hàng

Bước 6: Xử lý thông tin của buổi hộ thảo

Sau khi nhận thông tin tổng hợp của chương trình bạn phải đánh giá lại xem nội dung đã thỏa mãn được mục tiêu đề ra hay chưa. Sau đó sẽ có trao đổi để đánh giá toàn bộ các vấn đề xảy ra

Bước 7: Đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo

Đánh giá trên qua 2 yếu tố

• Tổng số khách mời tham dự và tổng hợp ý kiến của các khách mời tham dự
• Hiệu quả về mặt truyền thông từ chương trình hội thảo mang lại cho công ty

Chi phí tổ chức chương trình hội thảo trọn gói

Chi phí tổ chức một chương trình hội thảo khá linh hoạt tùy thuộc vào các hạng mục có trong buổi hội thảo. Một số hạng mục có trong buổi hội thảo bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo
• Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình led ( có một số trung tâm sẽ có sẵn các thiết bị trên)
• Chi phí in ấn các ấn phẩm cần thiết như backdrop, standee, poster, thiệp mời…
• Chi phí ăn uống, tiệc teabreak
• Chi phí đơn vị tổ chức hội thảo
• Chi phí quà tặng cho khách mời tham dự, các chi phí phát sinh khác

Eventshow – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Eventshow là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm tại TP HCM và toàn quốc, chúng tôi đã tổ chức thành công rất nhiều các chương trình hội thảo cho các công ty khách hàng. Những thế mạnh giúp Eventshow nhận được nhiều sự tin tưởng của khách hàng đó là

• Quy trình tư vấn đáp ứng nhanh các yêu cầu của khách hàng
• Đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, nhiệt tình, nhiều ý tưởng và xử lý sự cố một cách nhanh chống
• Có nhiều năm kinh nghiệm trong quá trình tổ chức event
• Có hệ thống trang thiết bị hiện đại tiên tiến nhất thị trường

Thông qua những chi tiết này Eventshow mong muốn có thể giúp bạn hiểu được quy trình để có thể tổ chức được một chương trình hội thảo thành công nhất

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và uy tín thì hãy liên hệ Eventshow ngay hôm nay nhé.

>> Xem chi tiết bài viết: Tổ chức hội thảo https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/to-chuc-hoi-thao/

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0938.39.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent

Website: eventshow.vn