Tổ chức sự kiện

Hiện nay tổ chức sự kiện đang là xu hướng được rất nhiều các doanh nghiệp và cá nhân quan tâm. Để có thể tổ chức một sự kiện thành công chắc chắn phải mất rất nhiều thời gian và công sức để đầu tư, chỉnh chu cho từng bước. Phát Hoàng Gia là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP HCM và trên toàn quốc, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện cùng với một đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và dày dặn kinh nghiệm chúng tôi đã tạo ra hàng ngàn sự kiện thành công mang lại sự hài lòng cũng như tin tưởng cho quý khách hàng. Vậy Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm những bước nào sau đây hãy cũng Phát Hoàng Gia tìm hiểu ngay nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện trong tiếng anh có nghĩa là (event management hoặc event organization) đó chính là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra từ khi bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức. Mục đích của tổ chức sự kiện chính là thu hút sự chú ý của khách hàng và giới truyền thông từ đó thu được một lượng khách hàng mục tiêu cụ thể ngoài ra nó còn có ý nghĩa đó là truyền thông cho thương hiệu của doanh nghiệp từ đó tăng được doanh số bán hàng.

tổ chức sự kiện
tổ chức sự kiện

Các loại hình tổ chức sự kiện

– Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí

– Activation Event (Product Launch Event): Event tung sản phẩm

– Event show: trình diễn

– Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích khi tổ chức một chương trình sự kiện thường sẽ bao gồm các nội dung như sau:

Tổ chức sự kiện Giúp khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp từ đó tạo nên niềm tin vững chắc hơn cho các khách hàng cũng như các đối tác quan trọng của doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện giúp định vị thương hiệu, giúp khách hàng, đối tác có cái nhìn tổng quan hơn về thương hiệu mà công ty đang hướng tới

Tổ chức sự kiện cũng là một cách hỗ trợ truyền thông trực tiếp, giúp quảng bá giới thiệu hình ảnh, nội dung, chất lượng sản phẩm đến các khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng thân thiết của doanh nghiệp

Ngoài ra việc tổ chức các hoạt động sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.

Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư các đối tác, NPP khách hàng.

birth-cham-fun-run-2020

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện giúp củng cố và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện chính là một kênh quảng bá, marketing không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào

Thông qua các chương trình sự kiện giúp thu hút giới truyền thông và khách hàng từ đó giúp làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp tìm kiếm khách hành tiềm năng, đây chính là dịp để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm tiếp cận đến khách hàng, giúp cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm thông qua sự kiện từ đó trở thành khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện

Một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ lúc nào cũng sẽ bao gồm 3 bước như sau:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện

Việc nghiên cứu kỹ các thông tin về sự kiện sẽ giúp cho bạn lên một kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết và sự kiện của bạn cũng sẽ đạt được mục đích và thành công như mong muốn

Đối với bất cứ sự kiện nào từ tri ân khách hàng, tổ chức hội nghị – hội thảo, khai trương, khánh thành, kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm, tất niên – tân niên….thì người tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ các thông tin sau

  • Xác định ngân sách tổ chức
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức
  • Xác định đối tượng tham gia và số lượng cụ thể
  • Thực hiện truyền thông, quảng bá PR cho sự kiện để thu hút khách hàng tham gia
  • Thông điệp sự kiện muốn truyền tải

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh

  • Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện
  • Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình
  • Thiết kế các hạng mục cần thiết cho sự kiện như backdrop, banner, sân khấu…
  • Chuẩn bị nguồn nhân sự trong chương trình như MC, lễ tân , PG, vũ đoàn…
  • Lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa

Đây là bước quyết đinh quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉnh chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.

Giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện

  • Lễ tân đón khách, check in
  • Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn
  • Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Thuyết trình về sản phẩm dịch vụ, các gameshow, bóc thăm trúng thưởng…
  • Phục vụ ăn uống
  • Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà

Kết thúc sự kiện và nghiệm thu

  • Sau khi sự kiện kết thúc cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như nhà hàng , supplier để thanh toán và nghiệm thu chương trình
  • Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau
  • Truyền thông sau sự kiện
  • Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

Những kỷ năng cần có của một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Kỹ năng Sáng tạo

Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện giỏi không thể thiếu óc sáng tạo, khi thực hiễn tổ chức chương trình, sự kiện khác nhau đòi hỏi sự sáng tạo không ngừng, xây dựng ý tưởng mới, tạo dấu ấn cho chương trình. Thường xuyên cập nhật thông tin mới, nghĩ ra những ý tưởng độc đáo phục vụ cho các chương trình sự kiện của bạn.

Tất cả các công việc như lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở tất cả mọi phần của sự kiện, sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng.

Sự năng động

Cần tạo thói quen thích ứng với các công việc trong quá trình tổ chức, mọi điều có thể xảy ra bạn cần chuẩn bị những phương án thay đổi khác sao cho phù hợp, khả năng ứng biến nhanh là một trong những yếu tố của một event manager.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Tỉ mỉ cẩn trọng trong từng tiểu tiết nhỏ, từ những thứ nhỏ chuẩn bị tốt sẽ tạo nên những mảnh ghép hoàn hảo tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh thành công, theo đúng mong muốn yêu cầu khách hàng. Đừng quên công tác chuẩn bị, kiểm tra, dự phòng các tình huống xảy ra.

Sức khỏe và sự nhiệt huyết

Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Bên cạnh đó, event còn là nghề “đi sớm về khuy”.

Để theo đuổi được đam mê bạn nên chuẩn bị cho mình một sức khỏe tốt, tràn đầy năng lượng để sẵn sàng đương đầu với các nhiệm vụ khác nhau, có những sự kiện rất căng thẳng, phải nhịn đói, đứng hàng giờ đồng hồ, áp lực cao, xử lý tình huống khó khăn, sự nguy hiểm,…

Khả năng làm việc nhóm, tinh thần đồng đội

Tổ chức sự kiện không phải là công việc của một cá nhân mà cần sự kết hợp, liên kết hỗ trợ lẫn nhau của các thành viên. Để đảm bảo cho công việc thành công, hiệu quả, cần phải giao tiếp, hiểu ý các thành viên trong team, phối hợp nhịp nhàng, kết nối các thành viên lại để hướng tới mục đích chung.

Khả năng Ngoại ngữ

Ngoại ngữ đang dần trở thành một thứ không thể thiếu, mang lại lợi thế cho bản thân cũng như trong công việc, trong những chương trình có người nước ngoài người tổ chức sự kiện cũng nên biết giao tiếp ngoại ngữ cơ bản để có thể xử lý các tình huống hay đơn giản là giao lưu, hướng dẫn cho khách hàng,…

Kỹ năng Check List

Kỹ năng check – list không có bất kỳ khuôn mẫu nào mà hoàn toàn dựa vào những kỹ năng của bản thân. Trước thực hiện một chương trình người làm sự kiện bắt buộc phải check – list lại với Team tất cả các công việc cần thực hiện, các hạng mục, thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện… một cách chi tiết và chính xác nhất.

Một yêu tố rất cần thiết mà người check – list cần phải làm đó là sự cẩn trọng, tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát để đảm bảo rằng không xảy ra bất cứ thiếu sót nào trong quá trình sự kiện diễn ra

Kỹ năng viết kịch bản

Kịch bản chương trình là một yếu tố bắt buộc phải có trong bất kỳ sự kiện nào. Không phải bất kỳ ai cũng có thể lên được một kịch bản chương trình hoàn thiện. để viết được một kịch bản tốt thì người viết cần có sự tư duy, có đầu óc sáng tạo và có sự am hiểu cũng như trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện đó phải chạy như thế nào từ đó có thể đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất

Kỹ năng viết cũng là một điều đáng phải lưu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.

Kỹ năng viết Proposal

Proposal có thể nói là một hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng của những người làm sự kiện đến các khách hàng của mình.

Khi trình bày proposal cần phải thể hiện được tất cả các ý tưởng của mình về chương trình sự kiện đó bao gồm nội dung, hình ảnh, thiết kế…

Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. Một Proposal hay, đầy đủ và thuyết phục sẽ giúp khách hàng của mình hình dung một cách tổng quan và rõ nét về chương trình sự kiện đó.

Phần trình bày Proposal cần phải đầy đủ, chi tiết và chính xác tuy nhiên cần ngắn gọn dễ hiểu. Sắp xếp và trình bày một cách có khoa học tránh làm người đọc bị rối.

Kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện

Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát hoạt động cần có những yếu tố như:

– Khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp là yếu tố vô cùng quan trọng. người làm sự kiện cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể giao tiếp trao đổi thông tin với khách hàng và điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất.

– Khả năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch thật chi tiết và cụ thể sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian một cách tốt nhất, có thể giúp tiết kiệm một khoảng thời gian lớn cho toàn bộ ekip

– Tập trung vào từng chi tiết:

Để rèn luyện kỹ năng này, cần tham gia nhiều các sự kiện và đúc kết kinh nghiệm cho chính bản thân. Cần quan sát, đánh giá và nhận định tốt tình hình để đúc kết được những giá trị bền vững cho bản thân.

Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề và khắc phục sự cố

Đây có thể nói là kỹ năng quan trọng mà không phải bất cứ ai cũng có thể làm được. Để một chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ người làm sự kiện lúc nào cũng phải tập trung 100% cho sự kiện đó. Việc xảy ra sự cố trong một chương trình sự kiện nào đó đương nhiên là điều không thể tránh khỏi chính vì vậy người làm sự kiện cần có một cái đầu tỉnh tảo để có thể nhanh nhạy xử lý được những tình huống đó tránh gây ảnh hưởng đến chương trình và phiền lòng tới khách hàng của mình.

Và sau khi chương trình kết thúc người làm sự kiện cũng cần có thái độ biết nhận lỗi về những sự cố trong quá trình chương trình diễn ra, và cũng cần có những lập luận lý lẽ để giải thích và trình bày cho khách hàng hiểu về nguyên nhân của những sự cố đó.

Nếu bạn sỡ hữu những tố chất nêu trên Phát Hoàng Gia tin rằng bạn đã sẵn sàng trở thành người tổ chức sự kiện góp mặt tại các event chương trình quan trọng.

Tại sao nên lựa chọn Phát Hoàng Gia là đơn vị tổ chức sự kiện

Phát Hoàng Gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn các sự kiện lớn nhỏ cho các đơn vị doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn HCM và toàn quốc.

Chúng tôi nắm rõ quy trình và từng bước triển khai sự kiện sao cho hoàn hảo nhất và tiết kiệm chi phí nhất cho khách hàng.

Phát Hoàng Gia luôn đưa ra nhiều giải pháp tối ưu nhất để khách hàng có thể tham khảo và lựa chọn.

Chúng tôi cũng đưa ra những dự báo rủi ro có thể xảy ra trong chương trình để từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục tốt nhất.

Đặc biệt đội ngũ nhân viên của Phát Hoàng Gia với những kỷ năng tốt, luôn tận tâm với khách hàng, có kỷ năng xử lý tình huống tốt trong mỗi chương trình sự kiện

>> Xem nội dung bài viết: Tổ chức sự kiện https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/

Liên hệ ngay với chúng tôi hôm nay để được tư vấn và báo giá miễn phí.

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0779 12 13 14

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Website: eventshow.vn