Thương hiệu hơn 14 năm trên thị trường

Đội ngũ nhân viên trẻ năng động

Trang thiết bị sự kiện hiện đại

Hỗ trợ khách hàng24/7

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện hiện nay không còn là khái niệm mới tại Việt Nam bởi vì mức độ phổ biến của nó ngày càng được lan rộng. Cùng với những xu thế hội nhập mới trong thời đại công nghệ 4.0 mà ngành tổ chức sự kiện này cũng được quan tâm rộng rãi hơn. Đối với một doanh nghiệp một sự kiện thành công mang lại rất nhiều giá trị cho họ về mặt truyền thông nhưng để tổ chức được một chương trình sự kiện thành công không phải là điều đơn giản mà ai cũng có thể làm được.

Eventshow ( Phát Hoàng Gia ) là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu với gần 15 năm kinh nghiệm tại thành phố HCM chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn các sự kiện lớn nhỏ khác nhau ở trên cả nước. Hãy cùng eventshow tìm hiểu các khái niệm về tổ chức sự kiện, vai trò của sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện ra sao thông qua bài viết đưới đây nhé

1. Khái niệm về sự kiện

Sự kiện (hay còn gọi là event trong tiếng anh) là một hoạt động cụ thể được diễn ra tại một địa điểm nhất định với các kế hoạch được lên từ trước. Sự kiện có thể bao hàm từ các sự kiện nhỏ như đám cưới, đám hỏi, thôi nôi, sinh nhật cho đến các sự kiện lớn như hội nghị, hội thảo, tất niên cuối năm…hay những sự kiện mang tầm cỡ quốc gia như sea game, word cup, Hoa hậu thế giới…

Sự kiện có thể được tổ chức bởi một cá nhân, một tập thể hoặc là một doanh nghiệp nào đó và diễn ra trong nhiều các lĩnh vực khác nhau

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì? Event là gì? Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? ( Tiếng anh là event organization) Đây là khái niệm chung dùng để chỉ quy trình thực hiện các phần việc trong một chương trình sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ từ khi nhen nhóm hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc

Tổ chức sự kiện được diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau từ lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, thể thao,giải trí…thông qua các chương trình như tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức các diễn đàn sự kiện, tổ chức các buổi họp báo, triển lãm, hội chợ…Với mục đích nhằm truyền tải đến khách hàng và những người tham dự sự kiện những thông điệp mà người làm sự kiện muốn khách hàng của mình hay công chúng nhận được.

Hiện nay ở tất cả các nước ngành tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề đặc thù và hiện nay cũng có rất nhiều các đơn vị tham gia vào ngành tổ chức sự kiện này.

3. Tổ chức sự kiện bao gồm những lĩnh vực nào?

Như đã nói ở trên ngành tổ chức sự kiện hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế xã hội điển hình như các hoạt động dưới đây:

Các hoạt động về triển lãm gian hàng, các hội chợ thương mại
Các hoạt động về lễ hội, buổi biểu diễn nghệ thuật
Các hoạt động từ thiện hoặc gây quỹ ủng hộ người nghèo
Các buổi hội thảo về chuyên đề, giao lưu hợp tác
Các sự kiện về chính trị liên quan đến đảng và nhà nước
Các sự kiện về khai trương, ra mắt, giới thiệu sản phẩm, mở bán….

4. Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay

> Press release: là các hoạt động PR liên quan đến thông cáo báo chí

> Activation Event (Product Launch Event): Là các hoạt động liên quan đến kích hoạt thương hiệu thông qua những chương trình như roadshow, sampling sản phẩm, hoạt động tại điểm bán….

> Event show: các sự kiện về trình diễn như các buổi trình diễn thời trang, nghệ thuật

> Shopper Event: sự kiện tại điểm bán hàng

> Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh như tổ chức lễ mở bán, tổ chức hội nghị tung hàng

> Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như chương trình tất niên cuối năm, lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân khách hàng

> Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ như hoạt động gây quỹ từ thiện, gây quỹ ủng hộ người nghèo

> Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm gian hàng giới thiệu sản phẩm như triển lãm Viet buid

> rade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

> Entertainment events: Các sự kiện liên quan về giải trí như live show ca nhạc, gameshow

> Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc

> Festive events: Là các sự kiện về liên hoan, lễ hội như lễ hội ẩm thực Hàn Quốc, lễ hội ẩm thực Việt Nam…

> Government events: Là các sự kiện về các hoạt động chính trị của nhà nước như đại hội đại biểu, hoạt động bầu cử, tiếp xúc cử tri…

> Meetings: Là các cuộc họp online hoặc offline

> Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

> Workshops: là các buổi chia sẽ kiến thức về một chủ đề nhất định nào đó

> Conferences: Là các sự kiện Hội thảo

> Conventions: Là các sự kiệnHội nghị

> Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao như sea game, word cup

> Marketing events: Các sự kiện liên quan đến các hoạt động quảng cáo, tiếp thị, truyền thông

> Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

> Brand and product launches: Các sự kiện về ra mắt sản phẩm mới

Và có thể thấy rằng để tổ chức được thành công một chương trình sự kiện như thế này thành công quả không phải là điều dễ dàng mà cần phải có một đội ngũ thực sự chuyên nghiệp và am hiểu về ngành sự kiện thì mới có thể tạo nên những chương trình thành công như mong đợi

5. Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện bạn nên biết

5.1. Vai trò của tổ chức sự kiện

Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cho thương hiệu được truyền thông quảng bá một cách rộng rãi đến trực tiếp với những khách hàng tham dự sự kiện, điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc củng cố lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đối với họ, một phần nữa cũng giúp cho khách hàng được trực tiếp trải nghiệm sản phẩm và lắng nghe những chia sẽ từ phía doanh nghiệp từ đó giúp cho doanh nghiệp nâng tầm được uy tín và thương hiệu của mình ở trên thị trường
Giúp cho doanh nghiệp thu hút và tạo ra được một tệp khách hàng mục tiêu tiềm năng mới từ đó giúp doanh nghiệp mở rộng được tệp khách hàng của mình
Ngoài ra thông qua các hoạt động sự kiện cũng là cơ hội để doanh nghiệp có thể bán hàng trực tiếp đến tay khách hàng

Tổ chức sự kiện được coi là công cụ quan trọng trong các hoạt động quảng bá, tiếp thị nhằm giúp thương hiệu khẳng định được vị trí trên thị trường và giúp gia tăng được doanh số bán hàng

5.2. Mục đích của tổ chức sự kiện

Giúp gia tăng và lan tỏa một cách mạnh mẽ các hiệu ứng truyền thông với mục đích tạo nên những dấu ấn mạnh mẽ cho đối tượng khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến
Giúp doanh nghiệp trong việc xây dựng hình ảnh thương thiệu, sản phẩm mà doanh nghiệp mang tới
Giúp cho khách hàng có cái nhìn tổng quan hơn về doanh nghiệp, về tác phong kinh doanh, chất lượng sản phẩm dịch vụ để đưa ra những nhận xét trực quan về sản phẩm của doanh nghiệp mình
Góp phần vào việc PR, quảng cáo sản phẩm một cách trực tiếp khi khách hàng có thể nhìn, cảm nhận, trải nghiệm trực tiếp tại sự kiện
Giúp doanh nghiệp thu hút thêm các nhà đầu tư trong và ngoài nước tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình

6. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

Quy trình tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của một sự kiện nào đó. Không có chương trình nào thành công mà không bắt đầu bằng những quy trình chuẩn chỉnh nhất. Có nhiều loại hình sự kiện khác nhau và mỗi loại hình đều bao hàm những tính chất khác nhau nhưng dù là loại hình nào thì muốn thành công bắt buộc phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện nhất định

Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn bao gồm 4 giai đoạn chính như sau:

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

6.1. Giai đoạn trước khi bắt đầu sự kiện

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình làm sự kiện. Trước khi bắt đầu một chương trình sự kiện nào điều đầu tiên cần làm là làm việc trao đổi thật nhiều thông tin với khách hàng của bạn để có thể nắm bắt được mục tiêu và nội dung mà khách hàng của bạn muốn hướng tới và muốn thu được sau chương trình sự kiện này

Tìm hiểu sơ bộ về doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ, nguyện vọng, mục tiêu của khách hàng
Tìm hiểu và nghiên cứu về các yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện như: lập kế hoạch tổ chức sự kiện , mục tiêu, ngân sách, trang thiết bị, nhân sự và các yếu tố ngoại cảnh khác
Lập kế hoạch cụ thể theo từng chủ đề và kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Chuẩn bị các hoạt động truyền thông quảng bá cho sự kiện trên các phương tiện truyền thông
Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các sự cố có thể xảy ra và cách giải quyết
Thiết kế các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện như backdrop chụp hình, standee, thư mời
Trang trí không gian cho sự kiện, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết như bục sân khấu, màn hình led, hệ thống âm thanh ánh sáng

6.2. Giai đoạn thực hiện sự kiện

Tổ chức khai mạc, đón tiếp khách tham dự sự kiện
Tổ chức quản lý và điều hành xuyên suyết các hạng mục trong sự kiện, các tiết mục nghệ thuật ( nếu có)
Kiểm soát hệ thống âm thanh ánh sáng, các diễn biến của sự kiện, nhân sự chạy chương trình
Tổ chức các hoạt động lưu trú và phụ trợ trong sự kiện

6.3. Giai đoạn kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc buổi sự kiện là lúc doanh nghiệp cùng nhìn nhận lại các hoạt động sau:

Tổng hợp và đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện sự kiện rút ra những điểm đã đạt và những điểm chưa đạt để tránh lặp lại ở những chương trình sự kiện sau
Xúc tiến các hoạt động truyền thông sau sự kiện như đăng tải nội dung trên các phương tiện báo đài, các kênh online của doanh nghiệp
Tạo mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp dịch vụ trong sự kiện
Chăm sóc khách hàng sau sự kiện để khách hàng có cái nhìn tốt nhất về doanh nghiệp cũng như sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp để khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm đó thì sẽ nhớ đến doanh nghiệp của mình

6.4. Giai đoạn giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Sau mỗi một chương trình sự kiện là lúc doanh nghiệp cùng nhìn nhận lại những vấn đề đang còn tồn động như các vấn đề liên quan đến kinh phí tổ chức, kinh phí thuê các nhà cung cấp và những điểm thực hiện chưa tốt trong sự kiện đó để rút kinh nghiệm cho lần sau

7. Những lưu ý để tổ chức một chương trình sự kiện thành công

Để có thể tổ chức thành công một chương trình sự kiện bạn không nên bỏ qua các yếu tố sau đây

7.1. Tìm và ấn định địa điểm

Việc đầu tiên mà bạn phải làm khi ấn định ngày tổ chức là bạn nên tìm và chốt địa điểm tổ chức, bạn nên hoàn thiện việc ký kết hợp đồng, đặt cộc tiền sớm để dành thời gian cho các công tác chuẩn bị sau đó

7.2. Hoàn thiện mẫu thiệp mời và liên hệ gửi thư mời đến khách hàng tham gia

Thư mời là thông điệp để bạn gửi đến những khách hàng mà bạn muốn tham gia sự kiện, thường thì thư mời không nên gửi trước quá lâu vì khách hàng có thể quên, thời gian thích hợp để bạn gửi thư mời đó là tầm 7 ngày trước khi sự kiện chính thức diễn ra và để chắc chắn hơn thì trước 2 3 ngày bạn nên gọi điện nhắc lại khách hàng một lần nữa

7.3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện rõ ràng chi tiết nhất có thể

Đối với một chương trình sự kiện kế hoạch càng chi tiết bao nhiêu thì các hạng mục sẽ được chỉnh chu bấy nhiêu, khi bạn lên kế hoạch một cách chi tiết và tỉ mỉ bạn cũng có thể kiểm soát công việc một cách tốt nhất và bạn luôn cần đảm bảo rằng quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn diễn ra theo đúng như kế hoạch đã lập trước đó, hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn

7.4. Làm việc một cách khoa học nhất

Thay vì tiêu tốn nhiều sức lực cho một công việc nào đó hãy làm việc một cách khoa học nhất bằng việc tổng hợp tất cả những thông tin cần thiết ra file excel, các thông tin về khách hàng tham gia sự kiện, thẻ ban tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bản kế hoạch tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sự kiện….

7.5. Lập kế hoạch chi tiêu hợp lý nhất

Ngân sách luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu trong bất cứ một chương trình sự kiện nào. Khi bạn lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng hạng mục điều đó đồng nghĩa với việc bạn có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất và hạn chế tối đa việc thất thoát ngân sách vào những khoản không đáng có

8. Nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có những yếu tổ nào?

Mỗi ngành nghề đều đòi hỏi những yếu tố riêng biệt để đáp ứng tốt nhất được ngành nghề đó. Đối với ngành tổ chức sự kiện đây là một ngành có thể nói đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải đáp ứng được rất nhiều kỹ năng chuyên môn để phục vụ tốt cho công việc. Sau đây là một số kỹ năng mà một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có

8.1. Kiến thức về ngành sự kiện

Không ai có thể làm tốt công việc của mình nếu như họ không am hiểu về ngành nghề mà họ đang làm vậy thì nhân viên tổ chức sự kiện cũng thế họ cần phải nắm rõ các kiến thức về ngành tổ chức sự kiện, các lĩnh vực tổ chức sự kiện khi đó mới có thể ứng dụng vào các chương trình sự kiện một cách chỉn chu nhất

8.2. Kỹ năng sáng tạo trong từng sự kiện

Đối với người làm nghề sự kiện thì kỹ năng sáng tạo là kỹ năng quan trọng hàng đầu và không thể thiếu. Đối với mỗi chương trình sự kiện đều bao gồm những nội dung và thông điệp khác nhau chính vì vậy nhân viên sự kiện cần có một khả năng sáng tạo, tư duy đổi mới trong từng sự kiện để tạo nên những điểm thu hút và những điểm độc đáo riêng cho từng chương trình

Sáng tạo về ý tưởng, kịch bản, nội dung thông điệp sẽ mang đến cho chương trình đó sự thu hút cũng như thành công nhất

8.3. Kỹ năng triển khai, giám sát và thực hiện

Triển khai và giám sát thực hiện cũng là hai kỹ năng không kém phần quan trọng đối với một chương trình sự kiện, muốn sự kiện thành công đầu tiên người nhân viên tổ chức sự kiện phải biết lập kế hoachj và triển khai các hạng mục trong kế hoạc đó, đến giai đoạn sự kiện bắt đầu cũng là lúc người nhân viên sự kiện thực hiện các kỹ năng kiểm tra giám sát thường xuyên các hoạt động để có thể kiểm soát chương trình được diễn ra một cách xuyên suốt và hạn chế các tình huống không hay có thể xảy ra

8.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là một kỹ năng không phải ai cũng có và không phải ai cũng làm được. Để một chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ người nhân viên tổ chức sự kiện cần tập trung 100% vào sự kiện đó. Việc xảy ra sự cố trong một chương trình sự kiện là điều không thể tránh khỏi chính vì vậy người nhân viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu tỉnh táo để giải quyết các sự cố không mong muốn có thể xảy đến

9. Vì sao nên chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường muốn tổ chức nhiều sự kiện khác nhau để truyền thông thương hiệu cũng như quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình đến gần hơn với khách hàng. Và cũng có rất nhiều doanh nghiệp muốn tận dụng lực lượng nội bộ của chính mình để tổ chức những chương trình sự kiện đó tuy nhiên như bạn đã xem ở trên tổ chức sự kiện đòi hỏi quy trình rất phức tạp và chi tiết nên đối với những người không chuyên về sự kiện thì đây không phải là việc làm dễ dàng, tự mình tổ chức sự kiện không những không giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ thành công mà thậm chí còn gây ra những thiệt hại không mong muốn khác vậy tại sao bạn nên chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự mình thực hiện hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua những yếu tố sau nhé:

9.1. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình và chất lượng sự kiện

Một thực tế cho thấy rằng đối với các sự kiện lớn đòi hỏi yếu tố kỹ thuật và độ chính xác cao nếu như bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì bạn sẽ rất dễ gặp phải những tình huống khó lường có thể xảy ra. Với những sự kiện lớn bạn nên tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ có đầy đủ những kỹ năng, nguồn lực cũng như có thể giải quyết sự cố một cách tốt nhất giúp cho sự kiện của bạn được diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Tại các công ty tổ chức sự kiện đội ngũ nhân sự luôn được đào tạo một cách bài bản theo quy trình và luôn đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch đã lên.

9.2. Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian

Khi hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn sẽ được họ cung cấp các dịch vụ với mức giá tốt nhất bởi các công ty sự kiện lớn thường có rất nhiều các đối tác cung cấp dịch vụ ưu đãi. Ngoài ra các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có một kho hệ thống trang thiết bị vô cùng hiện đại và đầy đủ cùng đội ngũ nhân sự nhiều năm giàu kinh nghiệm đây chắc chắn sẽ là lựa chọn vô cùng tuyệt vời dành cho bạn. Với quy trình và kế hoạch được thiết lập một cách bài bản và chặc chẽ đây cũng là cách giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để không hao tổn vào những việc phát sinh không mong muốn. Doanh nghiệp của bạn chỉ cần đưa ra những mong muốn đối với sự kiện tổ chức việc còn lại đã có công ty tổ chức sự kiện đứng ra thực hiện

9.3. Giúp doanh nghiệp truyền thông thương hiệu và quảng bá hình ảnh chuyên nghiệp nhất

Các công ty tổ chức sự kiện hợp tác rất nhiều các đối tác về truyền thông các cơ quan báo chí và được ưu đãi với mức giá tối ưu vì vậy khi tổ chức sự kiện thông qua các đơn vị tổ chức sự kiện bạn cũng sẽ được hưởng lợi rất nhiều các lợi ích về truyền thông quảng bá sản phẩm và dịch vụ cho công ty của mình.

10. Eventshow – Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh và toàn quốc

Eventshow (Phát Hoàng Gia) là công ty tổ chức sự kiện tphcm với gần 15 năm trên thị trường. Chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn các sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc và nhận được sự tin yêu của đông đảo khách hàng là các cá nhân, doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Với phương châm “Độc đáo” “ Sáng tạo” “ Tận tâm” chúng tôi luôn mang đến cho khách hàng của mình những giải pháp sự kiện hiện đại và tối ưu chi phí nhất có thể.

11. Tại sao nên chọn Eventshow để tổ chức sự kiện

Kinh nghiệm lâu năm trên thị trường
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp luôn đáp ứng nhanh nhất mọi yêu cầu của khách hàng
Hệ thống trang thiết bị hiện đại
Nhân sự tổ chức sự kiện trẻ trung, năng động khả năng nắm bắt và giải quyết vấn đề nhanh
Luôn hướng tới việc đưa ra giải pháp và tối ưu chi phí nhất cho khách hàng
Luôn tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện

12. Dịch vụ tổ chức sự kiện của Eventshow bao gồm

Tổ chức sự kiện khai trương – khánh thành
Tổ chức hội nghị – hội thảo
Tổ chức Hội nghị tri ân khách hàng
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
Tổ chức lễ mở bán
Cung cấp âm thanh ánh sáng sự kiện
Cung cấp nhân sự sự kiện

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện và đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay cho Eventshow nhé. Chúng tôi sẽ trực tiếp tư vấn, đưa ra cho bạn những giải pháp phù hợp nhất nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất