Thương hiệu hơn 14 năm trên thị trường

Đội ngũ nhân viên trẻ năng động

Trang thiết bị sự kiện hiện đại

Hỗ trợ khách hàng24/7

Tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức lễ khai trương là một hoạt động đánh dấu cho sự khởi đầu, hình thành của một doanh nghiệp, tổ chức hay cửa hàng dịch vụ nào đó. Một khởi đầu thuận lợi sẽ đem đến sự may mắn cho doanh nghiệp, ấn tượng cho khách hàng vậy lễ khai trương là gì? Quy trình tổ chức lễ khai trương như thế nào? Sau đây hãy cũng Phát Hoàng Gia tìm hiểu nhé

tổ chức lễ khai trương

Lễ khai trương là gì?

Tổ chức lễ khai trương (Grand opening) là sự kiện quan trọng không thể thiếu của một doanh nghiệp. Đó được coi là cột móc đầu tiên đánh dấu sự hình thành của doanh nghiệp và là sự khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển thịnh vượng về sau.

Tổ chức lễ khai trương còn mang yếu tố tâm linh và phong thủy đó cũng là một phần không thể bỏ qua đối với quan niệm của người Á Đông

Việc tổ chức lễ khai trương thành công mang lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp trên con đường phát triển kinh doanh của mình. Không chỉ tạo nên niềm vui, niềm hân hoan mà việc tổ chức lễ khai trương còn mang lại rất nhiều ý nghĩa khác như:

Đánh dấu cho sự khởi đầu của một công việc
Công việc diễn ra thuận lợi, suôn sẽ (mang ý nghĩa về mặt tâm linh)
Đây là dịp để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình đến với khách hàng và đặc biệt là thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp
Về đối ngoại đây cũng là dịp để doanh nghiệp thắt chặt tinh thần hợp tác mối quan hệ bền chặt với các đối tác
Về đối nội: giúp cho các nhân viên trong công ty có sự hứng khởi và tăng thêm tính đoàn kết, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc

Chính vì những ý nghĩa đó mà việc tổ chức khai trương ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm và đầu tư một cách công phu nhất

Quy trình tổ chức khai trương trọn gói A – Z

Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương.

Bước đầu quan trọng đầu tiên cần phải làm trong qui trình tổ chức bất cứ một sự kiện nào đó chính là xác định được mục tiêu mà doanh nghiệp đang muốn hướng tới là gì từ đó với vạch ra các bước cụ thể để thực hiện cho mục tiêu đó

Đa số các doanh nghiệp tổ chức sự kiện đều hướng đến mục tiêu đó là giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của mình đến khách hàng, ra mắt doanh nghiệp và xây dựng thương hiệu, giúp khách hàng có thể biết đến doanh nghiệp nhiều hơn

tổ chức khai trương

Xác định đối tượng hướng đến của buổi lễ khai trương

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đối tượng khác nhau việc xác định đúng đối tượng góp phần nâng cao hiệu quả của buổi lễ khai trương và tạo ra được một lượng khách hàng tiềm năng cao nhất và chính xác nhất.

Lên ngân sách tổ chức sự kiện khai trương

Bạn cần lên ngân sách chi tiết cho các hạng mục cần thực hiện trong chương trình từ đó dự trù cho mình một phương án kinh phí hợp lý. Kinh phí chính là phần quan trọng ảnh hưởng đến quy mô chất lượng sự kiện của doanh nghiệp

Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện khai trương

Khi đã xác định được đối tượng của lễ khai trương bước tiếp theo phải làm đó là đưa ra các ý tưởng cho buổi lễ khai trương, những ý tưởng độc đáo và sáng tạo sẽ giúp buổi lễ khai trương trở nên thu hút các vị khách tham gia và thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.

Các ý tưởng mới mẻ cũng giúp cho chương trình khai trương diễn ra thành công ghi lại được dấu ấn mạnh mẽ đối với các khách mời và giúp cho doanh nghiệp truyền thông quảng bá sản phẩm một cách hiệu quả nhất

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian

Đối với sự kiện khai trương thì việc lựa chọn thời gian là vô cùng quan trọng. Việc lựa chọn được ngày đẹp trong ngày khai trương sẽ mang lại ý nghĩa vô cùng to lớn đó là sẽ mang lại những may mắn, thuận lợi cho công việc kinh doanh sau này

Để lựa chọn được ngày khai trương, doanh nghiệp nên lựa chọn ngày và giờ sao cho thu hút được nhiều khách hàng đến tham gia sự kiện hoặc là nhờ đến các chuyên gia phong thủy

Địa điểm

Bên cạnh việc lựa chọn thời gian tổ chức thì việc lựa chọn địa điểm cũng vô cùng quan trọng trong việc tổ chức khai trương, dựa vào quy mô sự kiện và số lượng người tham gia sự kiện mà lựa chọn địa điểm cho hợp lý, trước khi lựa chọn địa điểm chính thức cần khảo sát qua trước một vài địa điểm và lựa chọn ra địa điểm phù hợp nhất để tổ chức khai trương

Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện khai trương

Hoạt động truyền thông trước sự kiện khai trương, trong sự kiện và sau lễ khai trương là vô cùng quan trọng nó giúp hình ảnh doanh nghiệp của bạn chạm đến với nhiều người hơn, thông qua chương trình nhiều khách hàng sẽ biết đến doanh nghiệp của bạn nhiều hơn từ đó giúp định vị thương hiệu của bạn ở trên thị trường

Quản lý rủi ro sự kiện khai trương

Trong bất cứ một chương trình sự kiện nào thì việc xảy ra rủi ro là điều khó có thể tránh khỏi. Chính vì vậy cần phải tính toán, lường trước những rủi ro có thể xảy ra từ đó sẽ giúp cho doanh nghiệp kịp thời chủ động khắc phục được những rủi ro đó giúp cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẽ.

Triển khai kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Các hạng mục cần chuẩn bị cho lễ khai trương

Thiết kế các hình ảnh 2D, 3D, backdrop chương trình

Lên danh sách khách mời tham gia sự kiện khai trương và gửi thiệp mời

Lên danh sách chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho buổi lễ khai trương

Hệ thống âm thanh ánh sáng
In ấn các vật phẩm quảng cáo như standee, backdrop, banner…
Chuẩn bị hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy
Trang trí sân khấu
Chuẩn bị bộ cắt băng khánh thành: khăn, kéo, băng đỏ, hoa cài
Hòm bóc thăm phục vụ cho hạng mục bóc thăm trúng thưởng
Tiệc teabreak
Qùa tặng cho khách mời tham dự lễ khai trương

Thi công trang trí sự kiện

Tại khu vực lối vào sự kiện: Treo băng-rôn và đặt standee dọc lối đi và xung quanh khu vực diễn ra sự kiện.
Tại sân khấu chính: Dựng sân khấu theo như thiết kế, trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi, pháo điện, pháo giấy,…Cột barie đặt xung quanh sân khấu và lối đi lên sân khấu.
Tại khu vực đón khách: Bàn lễ tân, setup bàn teabreak, đồ uống cho khách tham dự
Tại khu vực diễn ra lễ khai trương: Setup bàn ghế cho khách mời. Đối với khách mời VIP thì nên chuẩn bị thêm hoa để bàn và hoa cài ngực để thêm phần trang trọng.
Tại khu vực trưng bày sản phẩm: Setup, trang trí khu vực trưng bày sản phẩm và trang trí cửa hàng.

Lên danh sách nhân sự cho buổi lễ khai trương

Phần nhân sự là phần vô cùng quan trọng trong một buổi lễ khai trương

Để tổ chức sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ thì việc lựa chọn MC, Ca sĩ, PG , Lân sư rồng và thợ quay phim chụp hình cũng cần phải được cân nhắc kĩ càng.

MC: Lựa chọn MC có nhiều kinh nghiệm dẫn sự kiện khai trương là một lợi thế. MC linh hoạt trong mọi tình huống và có khả năng tương tác với khách hàng tốt.
Ca sĩ biểu diễn: Tùy vào đặc thù của doanh nghiệp và đối tượng khách mời tham dự để lựa chọn ca sĩ phù hợp.
PG ( Promotion Girl ): Là đại diện lễ tân đứng đón khách nên cần lựa chọn PG ngoại hình sáng, cười tươi và linh động.
Lân sư rồng: Biểu diễn nhiệt tình, thu hút được các khách hàng.
Quay phim,chụp hình: Có kĩ thuật và kinh nghiệm, lưu giữ được những khoảnh khắc đẹp của buổi lễ khai trương và có thể sử dụng hình ảnh trong buổi lễ để làm truyền thông.

Kịch bản chi tiết tổ chức lễ khai trương bao gồm những gì?

Chào đón khách mời

Tổ chức văn nghệ chào mừng

Khai mạc: MC giới thiệu đại biểu

Cắt băng khai trương

Khách hàng trải nghiệm sản phẩm

Bốc thăm trúng thưởng

Kết thúc buổi lễ

Cúng khai trương bao gồm những gì?

Cúng khai trương là một thủ tục bắt buộc để bạn có một khởi đầu thuận lợi. Bạn cần chuẩn bị mâm cúng khai trương như hương, nhang, đèn, nến, hoa tươi, mâm ngũ quả, trầu cau, 3 chén xôi, 3 chén chè, 3 chén nước, gạo, muối, 1 bộ lễ vàng mã khai trương

Ngoài ra tùy thuộc vào tôn giáo bạn cũng có thể cúng thêm bánh chưng, giò lụa, thịt luộc, gà luộc, đầu heo hoặc phổ biến nhất là heo quay.

Có một điều lưu ý rằng sau khi cúng bạn nên mời người hợp tuổi vào trước để mang lại may mắn cho mình và cho cửa hàng hay doanh nghiệp mới.