Tổ chức hội nghị là hoạt động thường diễn ra trong các doanh nghiệp. Tổ chức hội nghị mang nhiều ý nghĩa khác nhau và thông qua chương trình hội nghị doanh nghiệp cũng có thể thu thập được nhiều ý kiến khác nhau từ nhân viên hoặc các đối tác, khách hàng để từ đó có thể đưa ra những giải pháp tốt nhất nhằm phát triển doanh nghiệp. Để có thể tổ chức một chương trình hội nghị thành công nhất bạn cần chuẩn bị những gì sau đây hãy cùng eventshow tìm hiểu chi tiết về quy trình tổ chức hội nghị, kế hoạch tổ chức hội nghị, kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp nhất nhé

Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức cuộc họp thông thường được hiểu như một cuộc họp lớn giữa các ban ngành trong công ty hoặc giữa công ty với các đối tác khách hàng. Chương trình tổ chức hội nghị thường sẽ được tổ chức trên một chủ đề cụ thể. Tổ chức hội nghị với mục đích để cùng nhau xem xét, bàn bạc đến các vấn đề của doanh nghiệp được diễn ra trong thời gian qua tìm ra những điểm hạn chế, những điểm còn tồn động mà chưa giải quyết được từ đó đưa ra những biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn và khẳng định vị trí của mình trên thị trường

Các hình thức hội nghị phổ biến hiện nay

Có nhiều hình thức hội nghị khác nhau tùy vào mục đích của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn tổ chức những chương trình hội nghị phù hợp. Điển hình có một số chương trình hội nghị phổ biến thường được tổ chức sau đây

• Hội nghị khách hàng
• Hội nghị doanh nghiệp
• Hội nghị tri ân khách hàng
• Hội nghị thượng đỉnh
• Hội nghị work shop
• Hội nghị chuyên đề
• Hội nghị y tế
• Hội nghị tác giả

Vai trò của tổ chức hội nghị

Định hướng chiến lược doanh nghiệp

Hội nghị là dịp để doanh nghiệp có thể đưa ra được những ưu, nhược điểm mà doanh nghiệp đã gặp phải trong một năm vừa qua, nói đúng hơn là dịp để ban lãnh đạo công ty cùng chia sẽ những vấn đề của doanh nghệp đến các bộ phận liên quan nhằm cùng xem xét, sửa đổi định hướng và chiến lược cho quá trình kinh doanh tiếp theo với mong muốn có thể duy trì giữ vững những điểm mạnh của doanh nghiệp và cải thiện những yếu điểm mà doanh nghiệp đang mắc phải để đưa doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong thời gian tiếp theo

Giúp doanh nghiệp phát triển dịch vụ và sản phẩm

Sau mỗi chương trình hội nghị doanh nghiệp sẽ đúc kết ra được nhiều giải pháp nhằm cải thiện tình hình dịch vụ và sản phẩm của mình từ đó giúp doanh nghiệp nâng cấp các dịch vụ và sản phẩm ngày một tốt hơn nhằm đáp ứng nhu cầu cua khách hàng

Giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của công chúng

Đối với những chương trình hội nghị lớn thường sẽ có hệ thống truyền thông đi kèm như truyền thông trước hoặc sau sự kiện, những hình ảnh và video về hội nghị sẽ được đăng tải trên các kênh truyền thông của công ty giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng hơn

Giúp doanh nghiệp củng cố và phát triển các mối quan hệ

Các chương trình hội nghị tri ân khách hàng cũng chính là thời điểm tốt để doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ thân gắn kết với các khách hàng của mình cũng như các đối tác thân thiết. Thông qua buổi lễ tri ân khách hàng sẽ giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp cũng như các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Ý tưởng tổ chức hội nghị độc đáo ấn tượng

Lựa chọn những địa điểm tổ chức mới lạ, độc đáo

Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng góp phần nên sự thành công của một chương trình hội nghị, thông thường chương trình hội nghị sẽ được tổ chức ở những địa điểm sang trọng và có không gian rộng rãi đây cũng là mô hình chung được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn chính vì sự quen thuộc này mà làm cho buổi hội nghị trở nên khô khan, nhàm chán và không còn tạo nên sự ấn tượng, mới mẻ đối với khách hàng

Để tạo nên sự độc đáo và tránh phần nhám chán cho những buổi hội nghị, hội thảo hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp tìm đến những địa điểm tổ chức ngoài trời điều này sẽ khiến cho hội nghị được thoải mái và hưng phấn hơn.

Khu vực tiếp đón hội nghị độc đáo, sáng tạo

Khu vực tiếp đón khách tham dự cũng cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ là ấn tượng đầu tiên mà khách mời nhìn thấy vì vậy cần trang trí cũng như trưng bày khu vực này ấn tượng để tạo nên sự thu hút và hào hứng cho khách hàng trước khi bắt đầu vào buổi hội nghị

Đầu tư một đội ngũ nhân sự bài bản, chuyên nghiệp

Các buổi hội nghị,hội thảo đa phần là cần có sự sang trọng chính vì vậy những khách mời tham dự thường khá e ngại khi tham gia các hoạt động tập thể, trò chơi trong nhà. Chính vì vậy khách hàng thường đi thẳng vào sảnh hội trường mà không có sự kết nối nào

Để giải quyết cho vấn đề này thật đơn giản, ban tổ chức hãy sắp xếp thêm một vài nhân sự đứng ở khu vực trước sảnh để tạo nên sự kết nối, tương tác vào các trò chơi, hoạt động tương tác.

Quy trình tổ chức hội nghị đầy đủ và chuyên nghiệp nhất

Bước 1: Xác định chủ đề của hội nghị

Trước khi bắt đầu một chương trình hội nghị nào bạn cũng cần phải có chủ đề của buổi hội nghị. Tùy vào các vấn đề đang vướng mắc và những mong muốn sau buổi hội nghị mà bạn sẽ đưa ra một chủ để cho chương trình

Bước 2: Xác định concept chương trình hội nghị

Khi đã xác định được chủ đề của buổi hội nghị bạn cần lựa chọn một concept phù hợp với mong muốn của công ty. Một concept phù hợp sẽ giúp cho buổi hội thảo nhàm chán trở nên thú vị nếu bạn biết cách lựa chọn một concept phù hợp nhất

Ngoài ra bạn cũng có thể lên ý tưởng kết hợp giữa hội nghị với các bữa tiệc khác như:

Hội nghị kết hợp tiệc tất niên cuối năm

Hội nghị kết hợp với lễ tri ân khách hàng

Hội nghị kết hợp với team building

Hội nghị kết hợp với Gala dinner

Mặc dù để tổ chức một buổi hội thảo như thế này cần khá nhiều thời gian chuẩn bị nhưng nếu kết hợp được như thế này sẽ càng làm tăng hiệu quả và tránh sự nhàm chán

Bước 3: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị

Để các hạng mục sự kiện được lên đầy đủ chi tiết và chỉnh chu và vận hành một cách suôn sẻ nhất bạn cần lên kế hoạch càng chi tiết càng tốt. Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị bạn cần có đầy đủ thông tin các nội dung như mục đích, chủ đề, concept chương trình các hạng mục chi tiết. Càng liệt kê chi tiết càng giúp quy trình tổ chức sự kiện được diễn ra dễ dàng thuận tiện hơn cho người tổ chức và đảm bảo đúng tiến độ của chương trình

Ngoài ra trong bản kế hoạch này bạn cần phân chi tiết đầu việc theo từng giai đoạn cũng như nhân sự đảm nhận để có thể hoàn thành tốt hơn

Bước 4: Xác định ngân sách cho sự kiện hội thảo

Việc xác định ngân sách chương trình vô cùng quan trọng đối với một chương trình sự kiện. Thông thường công ty sẽ cung cấp một khoảng ngân sách dự kiến để tổ chức sự kiện tuy nhiên nếu bạn không có một kế hoạch chi tiết chi phí dự kiến cho từng hạng mục thì bạn rất dễ bị thâm hụt hoặc là lãng phí ngân sách vào những việc không cần thiết.

Bước 5: Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Để tổ chức hội nghị một cách tốt nhất bạn cần tìm kiếm và lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp và cần lưu ý một số điểm khi lựa chọn địa điểm đó là không gian tương ứng với số lượng khách mời, vị trí thuận tiện cho việc di chuyển đi lại của khách mời, tránh những địa điểm nằm xa trung tâm hoặc khu vực giao thông không thuận tiện gây mất nhiều thời gian trong việc di chuyển.

Bước 6: Chuẩn bị các hạng mục thiết kế cho chương trình hội nghị

Tùy vào từng chương trình hội nghị và quy mô của chương trình mà chuẩn bị các hạng mục thiết kế phù hợp như backdrop chương trình hội nghị, standee, banner phù hợp, các thiết kế và tone màu cần đồng nhất và theo concept tổ chức, chủ để sự kiện

Bước 7: Chuẩn bị các tài liệu liên quan cho hội nghị

Trình bày và trao đổi là những nội dung quan trọng nhất trong các chương trình hội nghị vì vậy sẽ không thể nào thiếu được các tài liệu cần thiết để trình bày

Bước 8: Chuẩn bị quà cho khách mời

Ở một số chương trình hội nghị như hội nghị tri ân khách hàng thì việc chuẩn bị những phần quà là chắc chắn phải có. Việc chuẩn bị những phần quà lưu niệm này sẽ giúp cho khách hàng cảm thấy được sự chu đáo và giúp khách hàng nhớ về doanh nghiệp của bạn nhiều hơn

Bước 9: Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ cho sự kiện

Để giúp cho buổi hội nghị không bị nhàm chán bạn nên bố trí thêm một số tiết mục văn nghệ như hát,múa, nhảy…Ngoài ra bạn cũng có thể đan xenn lòng ghép một số trò chơi vào chương trình hội nghị để giúp mọi người thư giãn tinh thần sau những nội dung cuộc họp căng thẳng vừa qua

Bước 10: Tổ chức hội nghị

Sau khi đã chuẩn bị xong tất cả các bước thì là lúc buổi hội nghị chính thức được diễn ra, Trong xuyên suốt hội nghị sẽ có nhân sự hỗ trợ chương trình, xử lý các vấn đề phát sinh để chương trình được diễn ra suôn sẻ

Bước 11: Kết thúc chương trình hội nghị

Sau khi chương trình kết thúc các nội dung thông tin sẽ được bộ phận phụ trách lưu lại, đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ dành thời gian chăm sóc khách hàng, đối tác để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài tốt đẹp

Bước 12: Xử lý thông tin hội nghị

Sau khi chương trình kết thúc ban tổ chức sẽ tổng hợp lại các thông tin chương trình hội nghị để đưa ra các báo cáo tổng kết sau chương trình. Báo cáo này sẽ nêu lên những vấn đề còn tồn động và vướng mắc và đưa ra hướng giải quyết từ đó giúp doanh nghiệp có định hướng mới để phát triển trong thời gian tiếp theo

Bước 13: Đánh giá hiệu quả hội nghị

Để đánh giá buổi hội nghị diễn ra có thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như quy trình tổ chức có thành công hay không, có gặp sai sót hoặc vấn đề gì trong quá trình diễn ra hay không.Về mặt khách hàng có nhận được sự hưởng ứng cũng như tương tác của khách hàng hay không. Bên cạnh đó hiệu quả của hội nghị cũng được đánh giá thông qua việc cùng nhau trao đổi và đưa ra các biện pháp tốt cho doanh nghiệp

Các loại chi phí tổ chức hội nghị trọn gói

Chi phí trọn gói tổ chức hội nghị

Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị

Thông thường những buổi hội nghị lớn sẽ được tổ chức tại các trung tâm hội nghị, Địa điểm thuê sẽ phụ thuộc nhiều vào số lượng người tham gia từ đó bạn có thể tìm kiếm những địa điểm phù hợp, thuận tiện và chi phí giá cả phải chăng

Chi phí đặt tiệc Tea Break (Tiệc bánh, trà, hoa quả)

Tiệc Tea break thường được sử dụng đầu h hoặc giữa tiệc hội nghị, có nhiều mức giá khác nhau để bạn có thể lựa chọn tùy thuộc vào số lượng khách và nhu cầu của bạn

Chi phí thuê các công cụ thiết bị hỗ trợ sự kiện

Các buổi hội thảo thường cần nhiều các công cụ hỗ trợ như màn chiếu, máy chiếu,loa đài, âm thanh, ánh sáng,màn hình led….Phần chi phí cũng phụ thuộc nhiều vào nhu cầu sử dụng của từng chương trình hội thảo cũng có nhiều địa điểm bạn sẽ được hỗ trợ về phần thiết bị này

Chi phí thuê nhân sự setup và chạy chương trình

Đối với các chương trình hội thảo lớn chắc chắn không thể thiếu phần nhân sự setup và điều phối chương trình và đảm bảo cho chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch

Chi phí khác

Chi phí thiết kế, in ấn

Chi phí thuê quay phim, chụp ảnh

Chi phí chuẩn bị quà tặng cho khách hàng…

Eventshow – Công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi phí tốt

Eventshow được biết đến là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với gần 15 năm kinh nghiệm tại HCM. Được các doanh nghiệp lớn lựa chọn như lazada, shopee…Thế mạnh của Eventshow là kinh nghiệm tổ chức sự kiện dày dặn cùng với đội ngũ nhân viên được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp nắm bắt mọi nhu cầu của khách hàng và xử lý tình huống một cách tốt nhất để đảm bảo chương trình hội nghị được diễn ra trọn vẹn.

Trên đây là những thông tin mà Eventshow muốn chia sẽ đến bạn. Eventshow hy vọng rằng với những thông tin mà eventshow đã cung cấp ở trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn tổ chức được một buổi hội thảo ấn tượng

>> Xem chi tiết bài viết: Tổ chức hội nghị là gì? https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/to-chuc-hoi-nghi/

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0938.39.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Website: eventshow.vn