Với sự phát triển không ngừng của xã hội hiện đại, các hoạt động tổ chức sự kiện ngày càng diễn ra thường xuyên và đa dạng hơn. Trong đó, mô hình tổ chức sự kiện ngoài trời đang dần trở thành xu hướng phổ biến được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân lựa chọn. Không gian mở, gần gũi thiên nhiên và không khí trong lành chính là những yếu tố khiến các buổi tiệc, lễ hội, hội nghị ngoài trời ghi điểm tuyệt đối trong mắt người tham dự.

Tuy nhiên, để có thể tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời, đáp ứng được cả yêu cầu chuyên môn lẫn sự hài lòng của khách mời là điều không đơn giản. Việc triển khai một chương trình ở không gian mở đòi hỏi người tổ chức phải chuẩn bị kỹ càng từ nhiều khía cạnh: địa điểm, trang trí, kỹ thuật, thời tiết, an ninh, vệ sinh cho đến dịch vụ ăn uống. Vậy cần chuẩn bị những gì để có một sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp? Cùng Eventshow điểm qua những lưu ý quan trọng ngay dưới đây.

Lựa Chọn Địa Điểm – Bước Đầu Tiên Mang Tính Quyết Định

Không thể phủ nhận rằng, địa điểm chính là yếu tố đầu tiên quyết định phần lớn đến sự thành công của một sự kiện ngoài trời. Một địa điểm lý tưởng không chỉ đảm bảo về mặt thẩm mỹ mà còn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kỹ thuật, an toàn và tính pháp lý.

Một vài lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:

Dựa trên loại hình sự kiện: Chẳng hạn, nếu tổ chức tiệc trà, gala dinner hay hoạt động teambuilding, nên ưu tiên những nơi có nhiều cây xanh, không gian rộng rãi, thoáng đãng và có khu vực cho trẻ em nếu cần.

Đối tượng tham dự: Xác định rõ khách mời là ai, độ tuổi, thói quen sinh hoạt,… để lựa chọn địa điểm phù hợp, tránh gây bất tiện.

Quy mô sự kiện: Cần tính toán số lượng khách để chọn địa điểm có sức chứa tương xứng, không quá chật cũng không quá rộng làm loãng không khí sự kiện.

Giao thông và an toàn: Địa điểm cần thuận tiện cho việc đi lại, có chỗ đậu xe, không nằm trong vùng ngập nước hoặc dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết xấu.

Giấy phép tổ chức: Với một số khu vực công cộng như công viên, bãi biển, sân vận động,… bạn cần xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời từ cơ quan quản lý địa phương.

Thiết Kế Ý Tưởng – Linh Hồn Của Sự Kiện

Một chương trình ấn tượng luôn bắt đầu từ một concept độc đáo. Ý tưởng tổ chức không chỉ giúp định hình phong cách sự kiện mà còn truyền tải thông điệp của đơn vị tổ chức đến với khách tham dự.

Khi lên concept sự kiện ngoài trời, cần chú ý:

Lên kịch bản rõ ràng, mạch lạc theo chủ đề.

Kết hợp các yếu tố trang trí như hoa tươi, bóng bay, standee, banner, phướn để làm nổi bật không gian.

Sử dụng các loại pano chữ A hoặc cổng chào để giới hạn khu vực tổ chức, tránh tình trạng người ngoài xâm nhập và tạo điểm nhấn thị giác.

Ví dụ, nếu bạn tổ chức một bữa tiệc ngoài trời bên bờ sông hoặc biển, việc đặt các pano và tạo lối vào cố định giúp việc kiểm soát khách mời dễ dàng hơn, đồng thời mang đến cảm giác chuyên nghiệp.

Dự Phòng Rủi Ro – Chủ Động Tránh Tình Huống Xấu

Thời tiết chính là yếu tố không thể kiểm soát được trong bất kỳ sự kiện ngoài trời nào. Vì vậy, việc lên kế hoạch dự phòng là điều bắt buộc.

Những phương án nên có sẵn:

Chuẩn bị lều bạt, ô dù che mưa, che nắng.

Có khu vực trong nhà sẵn sàng nếu phải chuyển vào phút chót.

Tính toán dư số lượng bàn ghế, đặc biệt khi có nguy cơ phát sinh thêm khách mời.

Kiểm tra âm thanh ánh sáng phù hợp với không gian ngoài trời, đề phòng các sự cố về kỹ thuật trong điều kiện môi trường mở.

Lên kế hoạch chi tiết và liên tục kiểm tra các khâu thực hiện từ nhân sự đến vật tư.

Dịch Vụ Ăn Uống – Trọn Vẹn Trải Nghiệm Khách Mời

Ăn uống là một phần không thể thiếu của sự kiện và ảnh hưởng lớn đến cảm nhận tổng thể của khách mời. Đối với những sự kiện ngoài trời, bạn có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ từ nhà hàng nếu tổ chức tại resort, khu du lịch hoặc đặt tiệc từ các đơn vị catering chuyên nghiệp nếu tổ chức ở địa điểm mở như sân vận động, công viên.

Khi chuẩn bị thực đơn sự kiện ngoài trời cần lưu ý:

Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm tuyệt đối.

Lựa chọn món ăn dễ thưởng thức, không cầu kỳ, tránh các món dễ ôi thiu nếu để lâu ngoài trời.

Có kế hoạch phân chia khu vực phục vụ, tránh chen lấn và đảm bảo mọi người đều được phục vụ đầy đủ.

Đảm Bảo Vệ Sinh – Giữ Gìn Hình Ảnh Sự Kiện

Vấn đề vệ sinh là một trong những điều thường bị xem nhẹ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự.

Để sự kiện luôn sạch sẽ và văn minh:

Bố trí đội ngũ nhân viên vệ sinh túc trực xuyên suốt chương trình.

Đặt nhiều thùng rác và biển nhắc nhở vứt rác đúng nơi quy định.

Tăng cường hệ thống loa phát thanh để thường xuyên nhắc nhở khách mời giữ gìn vệ sinh chung.

Không quên vấn đề nhà vệ sinh – nên chuẩn bị thêm nhà vệ sinh lưu động khi địa điểm không đủ đáp ứng.

Đảm Bảo An Ninh – Yếu Tố Không Thể Thiếu

Sự kiện có quy mô lớn ngoài trời rất dễ xảy ra tình trạng khó kiểm soát người tham gia, dẫn đến mất an toàn.

Một số cách tăng cường an ninh sự kiện ngoài trời:

Thuê lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp, kiểm tra chặt chẽ các lối ra vào.

Sử dụng vòng đeo tay, thẻ tên để phân biệt khách mời.

Ưu tiên lựa chọn các địa điểm có lực lượng hỗ trợ như quân đội, công an gần kề để kịp thời xử lý sự cố (như sân vận động quân khu, trung tâm hội chợ,…).

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một lựa chọn tuyệt vời giúp tạo dấu ấn khác biệt và mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia. Tuy nhiên, việc chuẩn bị cần được thực hiện một cách tỉ mỉ, khoa học và linh hoạt để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công.

Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức một buổi sự kiện ngoài trời và cần tư vấn từ những người có kinh nghiệm, đừng ngần ngại liên hệ với Phát Hoàng Gia – đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện ngoài trời. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ khâu ý tưởng cho đến khi chương trình kết thúc trọn vẹn.

> Xem chi tiết bài viết Tổ chức sự kiện ngoài trời https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien-ngoai-troi-nhung-dieu-can-luu-y-de-dam-bao-thanh-cong-tron-ven/

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0936.69.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn