Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn tổ chức một bữa tiệc nhưng không có ai đến hoặc nếu có quá nhiều người đến thì sao? Đây là những câu hỏi khiến ngay cả những người lập kế hoạch sự kiện giỏi nhất cũng phải thức đêm để suy nghĩ và đâu là chìa khóa để có thể tránh những thảm họa này đó có thể được coi là“ nghệ thuật quản lý sự kiện”

Trong bài viết này Eventshow sẽ hướng dẫn cho bạn chính xác tổ chức sự kiện là gì? Các kỹ năng cần thiết mà một người quản lý sự kiện cần phải có và những công cụ bạn cần phải có để tạo nên một chương trình sự kiện thành công nhất.

Tổ chức sự kiện là một hình thức của Marketing offline. Tại sự kiện doanh nghiệp có thể giới thiệu, quảng bá đến những khách hàng, đối tác của mình về các dịch vụ sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh và thông qua chương trình sự kiện doanh nghiệp cũng có thể tạo ra được môt list data vô cùng chất lượng được gọi là khách hàng tiềm năng

Sự kiện hay Event được diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực: Văn hóa, chính trị hay xã hội…Nhắc tới sự kiện là nhắc tới số lượng lớn người tham dự tại một địa điểm nào đó.

Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện về cốt lõi là quá trình lập kế hoạch cho một sự kiện lớn hay nhỏ của một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào đó. Quy mô của từng sự kiện khác nhau tùy thuộc vào ngành, chương trình và công ty. Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều ý nghĩa trong đó một trong những ý nghĩa vô cùng quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được khi tổ chức chương trình đó là giúp doanh nghiệp tryền tải thông điệp tới công chúng, giúp doanh nghiệp xây dựng và định vị thương hiệu.

Qúa trình tổ chức sự kiện kéo dài từ khi bắt đầu lập kế hoạch cho đến lập chiến lược sau sự kiện

Khi bắt đầu người tổ chức sự kiện đưa ra các quyết định lập kế hoạch cho chương trình như thời gian, địa điểm, chủ đề của sự kiện đó. Trong một chương trình sự kiện người tổ chức sự kiện giám sát trực tiếp sự kiện và đảm bảo mọi thứ được diễn ra một cách suôn sẻ. Sau chương trình người quản lý sự kiện sẽ được giao nhiệm vụ xem xét dữ liệu sự kiện và theo dõi mọi kết quả sau sự kiện

Xem thêm:

• BLOCKCHAIN – DREAM OF INNOVATION – POOL PARTY
• WE WALK HCM – ĐI BỘ CÙNG KB FINA
• EVENT K300 VENTURES – DREAM OF INNOVATION

Hiện nay nhiều đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào các phần tổ chức sự kiện. Điển hình là các ngành như giải trí, nghệ thuật đều liên quan đên các hoạt đông sư kiện. Các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện hàng quý hoặc hàng năm như tổ chưc các hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm…

Cho dù sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ, diễn ra ở đâu thì cũng đều phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để phù hợp với phạm vi và ngân sách. Và hầu như tất cả những sự chuẩn bị đó đều đổ lên vai người tổ chức sự kiện.

Kỹ năng và trách nhiệm của một người tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, người tổ chức sự kiện có thể lên kế hoạch trước hàng tháng hoặc thậm chí là hàng năm. Và nhiệm vụ của họ bao gồm các công việc như:

• Liên hệ và phối hợp với các nhà tổ chức địa điểm. Người quản lý sự kiện có trách nhiệm đàm phán giá cả với những đơn vị cung cấp địa điểm đó.
• Quảng bá sự kiện: Để một chương trình sự kiện được diễn ra thành công thì yếu tố không thể thiếu đó là người tham dự. Vì vậy bạn sẽ cần nghĩ ra các phương án truyền thông để quảng bá cho sự kiện của mình. Các hình thức quảng bá bạn có thể áp dụng ví dụ như: quảng cáo trực tuyến, tiếp thị qua email, phương tiện truyền thông xã hội.
• Lên các kế hoạch an toàn và phương án phòng ngừa rủi ro: Như câu nói “ Hy vọng điều tốt nhất  và lên kế hoạch cho những điều tồi tệ nhất. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ lên trước các phương án và những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện để từ đó đưa ra giải pháp khắc phục tốt nhất.

Chìa khóa giúp tổ chức một chương trình sự kiện thành công

Để có thể tổ chức một chương trình sự kiện thành công bạn cần có một đội ngũ quản lý sự kiện chuyên nghiệp. Những người quản lý sự kiện là những người có chuyên môn cũng như khả năng nhạy bén để có thể xử lý các tình huống một cách tốt nhất. Những người này sẽ chú ý đến từng chi tiết và kỹ năng tổ chức để đảm bảo kết quả luôn suôn sẻ và thành công.

8 Bước để tổ chức một chương trình sự kiện thành công

Không gì có thể bằng một kế hoạch được lên bài bản chi tiết ngay từ ban đầu để hướng tất cả mọi người đến một mục tiêu chung. Cho dù là bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp nhỏ, một hội nghị quan trọng hay một buổi triển lãm với quy mô lớn thì việc lập một kế hoạch sự kiện là vô cùng quan trọng và cần thiết.

Vậy nên để có thể tổ chức một sự kiện thành công bạn không nên bỏ qua các bước sau đây

Xác định mục tiêu sự kiện và timeline chi tiết

Bạn cần phải xác định được rõ ràng các mục tiêu của mình trước khi tạo các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được cho sự kiện. Nếu như không có các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được bạn sẽ không thể biết được sự kiện của mình tổ chức có thành công hay không

Ví dụ: giả sử mục tiêu chính của sự kiện bạn tổ chức là tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trong trường hợp này một mục tiêu phù hợp có thể là thu thập một số điện thoại hoặc địa chỉ email của khách hàng tiềm năng

Với các mục tiêu và mục tiêu cụ thể đã đặt ra đã đến lúc bạn lên 1 timeline chi tiết cho từng hạng mục. Những nhiệm vụ nào cần hoàn thành theo từng mục tiêu và ai trong team của bạn sẽ điều hành những nhiệm vụ đó và họ sẽ cần bao nhiêu thời gian.

Lên ngân sách sự kiện

Việc lên ngân sách dự kiến cho bất cứ một chương trình sự kiện nào là điều không thể thiếu nếu muốn quản lý và tối ưu chi phí không để lãng phí ngân sách. Quy mô ngân sách  của bạn sẽ quyết định các lựa chọn của bạn về địa điểm tổ chức sự kiện, số lượng người tham dự sự kiện, nhân sự trong sự kiện, chi phí quảng bá cho sự kiện…

Dưới đây là cách bạn thiết lập ngân sách sự kiện phù hợp

• Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn và hãy dự đoán xem giá trị mà sự kiện của bạn có thể mang lại. Nếu như bạn đang tìm cách thúc đẩy hoạt động kinh doanh thì bạn có thể quyết định rằng sự kiện của bạn sẽ trực tiếp mang lại doanh thu lớn hay là không.
• Chia nhỏ sự kiện thành các mục cụ thể như (địa điểm tổ chức, menu tiệc, nhân sự sự kiện, tài liệu in ấn, quảng bá…) Sau đó liệt kê ra các mục nhỏ chi tiết trong từng hạng mục đó cùng với chi phí của nó. Đây là cách giúp bạn kiểm soát và quản lý ngân sách một cách vô cùng hiệu quả.
• Liên hệ đến nhiều đơn vị tổ chức sự kiện, địa điểm để xin báo giá. Hãy liên hệ càng nhiều đơn vị càng tốt sau đó hãy đưa ra so sánh về chất lượng, giá cả, dịch vụ và đưa ra lựa chọn cho mình
• Hãy xác định số tiền bạn sẵn sàng chi tiêu cho sự kiện của mình. Các yếu tố nên bao gồm cả phần lợi nhuận mà bạn mong đợi, như đã nói ở phần trước tổng ngân sách quảng cáo, tổng ngân sách sự kiện và cả những chi tiêu mà bạn dự kiến

Khi đã hoàn thành được những bước này bạn có thể thấy rằng đối với một sự kiện lớn không thể thực hiện được với ngân sách bạn có sẵn mà phải có kế hoạch ngân sách cụ thể mới biết được tổng ngân sách phải chi là bao nhiêu

Tập hợp nhóm tổ chức sự kiện của bạn

Các chuyên gia tổ chức sự kiện nổi tiếng là những người rất linh hoạt, là những người có thể tối ưu chi phí cho nhiều công việc một cách tốt nhất. Một sự kiện lớn, phức tạp có thể yêu cầu nhiều người đảm nhiệm từng vai trò, đối với một sự kiện nhỏ thì một người có thể thực hiện tất cả các công việc.

• Người lập kế hoạch sự kiện: Người này là người lãnh đạo chính cho sự kiện, chịu trách nhiệm thực hiện sự kiện, lập ngân sách , chiến lược và ra quyết định. Bởi vì họ đã lên kế hoạch cho sự kiện ngay từ đầu, nên họ là người trực tiếp nắm và hiểu rõ về sự kiện nhất.
• Người quản lý sự kiện: Người này giúp điều phối các nhiệm vụ vào ngày diễn ra sự kiện, sắp xếp công tác hậu cần, con người và người tham dự để đảm bảo sự kiện được thực hiện tốt. Họ thường làm việc cùng với người lập kế hoạch sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và theo đúng kế hoạch.
• Người liên hệ tiếp thị hoặc người quảng bá: Tiếp thị một sự kiện thường bao gồm nhiều tuần chuẩn bị, tạo nội dung và quảng bá, do đó, tiêu chuẩn là phải có một người được chỉ định để tiếp thị và truyền thông sự kiện. Họ có thể liên hệ để thực hiện các công việc như tạo trang web sự kiện, truyền thông cho sự kiện xây dựng các tài liệu cho sự kiện.

Xây dựng kế hoạch sự kiện

Khi bạn đã xác định được mục tiêu, ngân sách và nhân sự thực hiện sự kiện, bạn cần lên một kế hoạch sự kiện để kết hợp tất cả chúng lại với nhau.

Kế hoạch sự kiện của bạn giúp bạn theo dõi tất cả các phần của sự kiện, bao gồm:

Một lịch trình những gì cần phải được hoàn thành trước, trong và sau sự kiện

Nó cũng là nơi quản lý tất cả thông tin liên hệ về địa điểm, đối tác và bất kỳ bên thứ ba nào mà bạn đang làm việc cùng

Một lịch trình chi tiết cho chính sự kiện

tôi khuyên bạn nên bắt đầu với các mẫu lập kế hoạch sự kiện của mình. Những điều này làm cho quá trình lập kế hoạch của bạn dễ quản lý hơn rất nhiều và giúp đảm bảo sự thành công của sự kiện bằng cách giúp bạn theo dõi các chi tiết.

Tìm một địa điểm

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Nó cũng tác động đến các phần khác trong kế hoạch sự kiện của bạn, như quảng cáo, và chắc chắn là phần ngân sách

Để tìm một địa điểm thực tế cho sự kiện của bạn, hãy nghĩ về những thứ như

Không gian sự kiện

Vị trí

Bãi đậu xe

Vận chuyển hàng hóa sự kiện

Từ đó, tạo danh sách các địa điểm phù hợp cho sự kiện của bạn, nghiên cứu các địa điểm phù hợp với các tiêu chí thiết yếu mà bạn có

Tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp

Việc tìm được một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiêp trên thị trường giữa hàng ngàn các công ty tổ chức sự kiện là một việc không hề dễ dàng. Nếu như bạn không có thời gian để lên các kế hoạch cũng như các công việc khác như tìm địa điểm các nhà cung cấp thì bạn hoàn toàn có thể giao phó các công việc này cho công ty tổ chức sự kiện thực hiện thay

Lập kế hoạch truyền thông sự kiện

Việc lên kế hoạch truyền thông cho một sự kiện bao giờ cũng mất nhiều thời gian và nỗ lực để khách hàng có thể biết đến chương trình mà bạn sẽ tổ chức và sẽ đến với sự kiện đó. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải làm việc cùng với nhóm truyền thông của bạn để phát triển một kế hoạch quảng bá thật chi tiết

Xây dựng thương hiệu sự và quảng bá cho sự kiện có thể bao gồm những việc dưới đây:

• Email marketing
• Bài đăng trên mạng xã hội
• Banner truyền thông
• Quảng cáo ngoài trời
• Trang web sự kiện
• Quản lý tài trợ
• Tờ rơi, tài liệu quảng cáo và tài liệu in ấn

Lên danh sách thiết bị mà bạn sẽ cần trong chương trình sự kiện

Hầu như mọi sự kiện đều phải cần đến các trang thiết bị hỗ trợ như thiết bị âm thanh ánh sáng, bục sân khấu, màn hình led, thảm đỏ…

Lập kế hoạch hoàn thành công việc trong ngày

Sau một thời gian làm việc chăm chỉ, cuối cùng bạn cũng đến ngày diễn ra sự kiện.

Lúc này cũng chưa phải là lúc bạn có thể thở phảo vì vẫn còn rất nhiều việc phải làm trong sự kiện mà bạn không thể bỏ qua.

Đối với kế hoạch trong ngày của bạn, hãy vạch ra tất cả các nhiệm vụ và những thứ phải xảy ra tại hoặc trong sự kiện. Bao gồm những thứ như:

• Nhân viên sự kiện cập nhật khách hàng đăng ký tham dự
• Gặp gỡ các đối tác để hướng dẫn họ đến nơi họ cần đến
• Kiểm tra kỹ tài liệu thuyết trình và thiết bị công nghệ
• Đón tiếp và kiểm tra người số lượng người tham dự
• Kết thúc sự kiện

Ngoài ra, trước sự kiện, hãy đảm bảo:

• Yêu cầu các thành viên khác trong nhóm sự kiện xem lại danh sách việc cần làm trong ngày của bạn. Đảm bảo rằng bạn yêu cầu họ bổ sung bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể đã bỏ sót
• Lược qua kế hoạch sự kiện của bạn và rút ra những mục cần diễn ra vào những ngày ngay sau sự kiện. Rất dễ mất bình tĩnh sau khi sự kiện kết thúc. Một danh sách các nhiệm vụ sau sự kiện có thể giúp bạn kiểm soát một cách tốt hơn
• Xác nhận với nhóm khách hàng của bạn để đảm bảo rằng họ không có bất kỳ câu hỏi hay nhu cầu nào cần bạn giải quyết.

Tại sao nên lựa chọn Event show là đơn vị tổ chức sự kiện

Eventshow với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện chúng tôi đã tổ chức hàng ngàn các sự kiện lớn nhỏ cho các đơn vị doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn HCM và toàn quốc.

Chúng tôi nắm rõ quy trình và từng bước triển khai sự kiện sao cho hoàn hảo nhất và tiết kiệm chi phí nhất cho khách hàng.

Luôn  đưa ra nhiều giải pháp tối ưu nhất để khách hàng có thể tham khảo và lựa chọn.

Chúng tôi cũng đưa ra những dự báo rủi ro có thể xảy ra trong chương trình để từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục tốt nhất.

Đặc biệt đội ngũ nhân viên của Eventshow với những kỷ năng tốt, luôn tận tâm với khách hàng, có kỷ năng xử lý tình huống tốt trong mỗi chương trình sự kiện

>> Xem nội dung bài viết: Tổ chức sự kiện https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/

Liên hệ ngay với chúng tôi hôm nay để được tư vấn và báo giá miễn phí.

>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện eventshow

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật

CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM

CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn

 

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0779 12 13 14

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Website: eventshow.vn