Bạn muốn tổ chức một buổi hội thảo cho công ty mình. Bạn muốn tìm hiểu về quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất, bạn muốn lên kịch bản timeline cho chương trình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu. Đừng lo lắng hãy để eventshow giúp bạn giải quyết những vấn đề này nhé

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Nhóm người này sẽ cùng nhau thảo luận thực hiện các cuộc đối thoại trực tiếp cũng như thăm dò ý kiến của khách hàng về các ngành nghề cụ thể để tìm ra những giải pháp mới cho doanh nghiệp hoặc một tổ chức nào đó.

Không những thế tổ chức hội thảo cũng là lúc để doanh nghiệp gặp gỡ, duy trì và giao lưu với khách hàng, củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ và tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng mới. Tổ chức hội  thảo cũng là một hình thức truyền thông trực tiếp vô cùng hữu hiệu giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của tổ chức hội  thảo

1. Xây dựng và quảng bá hình ảnh, thương hiệu

Tổ chức hội thảo cho công ty không những giúp doanh nghiệp có thể giải quyết được  những vấn đề, nội dung cần được thảo luận mà thông qua sự kiện này hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp được nhiều người biết đến hơn, tổ chức sự kiện hội thảo được xem là một hình thức Marketing trực tiếp vô cùng hiệu quả mà hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang áp dụng.

2. Tạo niềm tin đối với khách hàng

Khách hàng khi đến các buổi hội thảo mục đích của họ là được nghe chia sẽ về những vấn đề, những giải pháp mà họ đang quan tâm. Các doanh nghiệp thông thường tổ chức các buổi hội thảo để chia sẽ những kiến thức và những vấn đề mà khách hàng đang mong muốn được nghe thì sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ  đối với khách hàng từ đó tạo sự tin tưởng hơn của khách hàng đối với thương hiệu của doanh nghiệp

3. Quảng bá sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp

Các chương trình hội thảo còn là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Trước khi diễn ra chương trình các doanh nghiệp thường trình chiếu những video giới thiệu về quá trình hình thành phát triển và các sản phẩm và dịch vụ mầ doanh nghiệp đang kinh doanh. Các video này được chiếu đi chiếu lại nhiều lần giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp cũng như các sản phẩm dịch vụ của công ty

4. Giải quyết các vấn đề tồn động

Các buổi  hội thảo giải quyết các vấn đề tồn động thường là các buổi hội thảo nội bộ hoặc hội thảo về chuyên môn, chuyên đề

Các buổi hội thảo nàyh thường sẽ xoay quanh để giải quyết về một vấn đề nào đó và thường sẽ có sự tham gia của các chuyên gia trong ngành những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đó. Và thời gian diễn ra các buổi hội thảo này thường sẽ kéo dài từ 2 – 5 ngày vì thường những nội dung trong cuộc hội thảo này thường là những vấn đề nóng cấp bách cần đưa ra phương hướng để giải quyết vì vậy các buổi hội thảo chuyên môn như thế này se mất nhiều thời gian để mọi người cùng đưa ra phương án thống nhất.

Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Có nhiều hình thức tổ chức hội thảo sau đây là các hình thức tổ chức hội thảo diễn ra phổ biến nhất hiện nay

1. Tổ chức Hội thảo chia sẽ kinh nghiệm

Tổ chức sự kiện hội thảo chia sẽ kinh nghiệm là hình thức hội thảo được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Buổi hội thảo này có thể chia sẽ kinh nghiệm giữa các cá nhân trong nội bộ công ty, các khách hàng hoặc đối tác nhằm chia sẽ những kiến thức kinh doanh để cùng nhau phát triển

2. Tổ chức Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới

Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới là hình thức hội thảo vô cùng phát triển trong những năm gần đây. Trong sự kiện hội thảo này doanh nghiệp có thể giới thiệu đến khách hàng sản phẩm mới mà doanh nghiệp vừa tung ra đây là cơ hội để khách hàng có thể tận mắt chứng kiến hoặc trải nghiệm sản phẩm thực tế đồng, đồng thời giúp doanh nghiệp tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng hơn trong buổi lễ hội thảo ra mắt sản phẩm mới này

3. Tổ chức Hội thảo chuyên ngành

Đây là những buổi hội thảo tập trung vào những vấn đề liên quan đến những vấn đề nhất định. Thành phần tham gia những buổi hội thảo này sẽ bao gồm những chuyên gia liên quan đến những vấn đề đó

Quy trình tổ chức hội thảo

Để có thể tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp cần thực thi đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, đối tượng chủ đề hội thảo là gì?

Bước đầu tiên để tổ chức một buổi hội thảo thành công đó là phải xác định được chủ đề của buổi hội thảo là gì? Bởi lẽ chủ đề sẽ liên quan đến kế hoạch kịch bản giúp cho buổi  hội thảo được tổ chức một cách bài bản và hiệu quả nhất.

Tiếp đến là xác định đối tượng tham dự, đối tượng tham dự hội thảo ở đây là các khách mời, diễn giả, chuyên gia có cùng sự quan tâm đến chủ để của buổi hội thảo. Ngoài ra cần xác định số lượng khách mời tham dự để có thể lựa chọn địa điểm phù hợp và lên ngân sách dự trù chính xác nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết

Bất kể một chương trình sự kiện nào thì việc lên kế hoạch chi tiết cho chương trình là điều quan trọng nhất, một kế hoạch chi tiết giúp cho chương trình hội thảo của bạn được diễn ra suôn sẽ và có thể kiểm soát các công việc trong chương trình theo đúng những gì đã lập ra. Kế hoạch tổ chức chương trình hội thảo sẽ bao gồm

• Xác định mục tiêu và mục đích muốn đạt được khi tổ chức hội thảo
• Xây dựng nội dung chính cho chương trình hội thảo
• Xác định địa điểm và thời gian tổ chức hội thảo
• Lập kế hoạch ngân sách dự kiến
• Tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
• Lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết

Bước 3: Truyền thông cho hội thảo

Đây là bước rất quan trọng hỗ trợ cho các bước đi đến thành công của một buổi hội thảo. Thời điểm truyền thông phù hợp là từ 1 – 2 tuần trước khi chương trình hội thảo diễn ra chính thức thì tỉ lệ thành công sẽ cao hơn thu hút được nhiều khách tham dự hội thảo hơn

Bước 4: Chuẩn bị tổ chức hội thảo

Một bước không thể bỏ qua trong bất cứ chương trình hội thảo nào đó là phần chuẩn bị cho chương trình

• Chuẩn bị địa điểm, không gian, trang thiết bị phục vụ cho chương trình
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm chương trình hội thảo bao gồm: Dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón khách mời
• Chuẩn bị in ấn tài liệu liên quan cho chương trình
• Đưa ra các hình thức truyền thông trước, trong và sau sự kiện
• Thiết kế và phát thư mời cho khách mời trước 1 tuần

Bước 5: Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Đây là bước trọng tâm của các bước tổ chức hội nghị hay hội thảo. Đến bước này thì hầu như tất cả các bước đã hoàn thành và đã chuẩn bị sẵn sàng 100% để bước vào chương trình. Đây là phần vô cùng quan trọng và cũng là phần cốt lõi của chương trình vì vậy ban tổ chức cần có trách nhiệm triển khai kế hoạch theo đúng kịch bản và timeline chương trình đã đưa ra trước đó.

Bên dưới hậu trường cần thực hiện tốt các khâu kỹ thuật, thiết bị và nhân sự hỗ trợ sự kiện.Điều phối chương trình một cách linh động và hiệu quả, lường trước những rủi ro có thể xảy ra và đưa ra phương án xử lý hợp lý nhất.

Bước 6: Kết thúc hội thảo  và đưa ra những đánh giá

Sau khi buổi hội thảo kết thúc cần tổng hợp đánh giá nhìn nhận lại những điểm được và chưa được trong chương trình hội thảo từ đó rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau

Quy định tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp cần phải biết

1. Xin phép khi tổ chức hội thảo

Khi tổ chức hội thảo đặc biệt là các hội thảo về chuyên ngành cần phải xin phép chính quyền để hạn chế những tình trạng như truyền đạt sai thông tin các hình thức mê tín dị đoan hay những nội dung bóp méo tư tưởng, sai lệch với quy chuẩn pháp luật.

2. Quy định về hồ sơ xin phép khi tổ chức hội thảo, hội nghị

Theo quy định của nhà nước thì khi tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy sau đây:

• Đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp
• Mục tiêu khi tổ chức
• Thông điệp, chủ đề, nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải
• Số lượng người tham dự, đại biểu, danh sách khách mời, người thuyết trình
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tổ chức

Nếu sự kiện, hội nghị, hội thảo có sự tham gia của người nước ngoài thì cần bổ sung thêm những thông tin về khách mời là người nước ngoài. Hoặc đối với doanh nghiệp hoạt động các lĩnh vực về du học nước ngoài. Bắt buộc phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực này cũng như những thông tin khác về trường lớp, chương trình đào tạo, học bổng,… mà phía công ty cung cấp

3.Cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp cần ghi nhớ chọn chính xác cơ quan thẩm quyền cấp phép cho tổ chức sự kiện. Vì khi xác định được đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng được giải quyết các vấn đề về thủ tục. Để triển khai tổ chức hội nghị sự kiện phù hợp với thời điểm mà doanh nghiệp mong muốn. Khi nộp hồ sơ sẽ được chia làm hai loại với 2 cơ quan thẩm quyền khác nhau :

Với các doanh nghiệp trong nước sẽ nộp hồ sơ tại sở ngoại vụ

Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài sẽ nộp hồ sơ tại thông tin truyền thông

Khi tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo thì các doanh nghiệp nên tham khảo những quy định bên trên. Tuy nhiên để đảm bảo quá trình được diễn ra êm đẹp và không gặp nhiều rắc rối

Kịch bản dẫn chương trình hội thảo

1. Chào đón khách mời

Khách mời là đối tượng quan trọng, góp phần làm nên sự uy tín và chuyên nghiệp của các sự kiện, chương trình hội thảo. Thời gian đốn tiếp khách mời phù hợp nhất sẽ dao động từ 15 – 30 phút.

Doanh nghiệp nên căn chỉnh thời gian đối với từng khách mời, đảm bảo sự công bằng và chỉnh chu trong từng công đoạn.

2. Khai mạc chương trình

Phần khai mạc chương trình thông thường sẽ là các tiết mục văn nghệ, giao lưu, nhằm khuấy động không khí. Trung bình, mỗi sự kiện sẽ bao gồm 1 – 2 tiết mục, tối đa trong vòng 15 phút.

3. Tập trung vào mục đích tổ chức buổi hội thảo

Phần này là nội dung chính của hội thảo, nên tập trung thời gian để làm nổi bật vấn đề, mục đích sự kiện. Tùy vào không khí hội thảo và thông tin cần cung cấp, nội dung chính sẽ được triển khai tối đa 3 tiếng.

4. Kết thức chương trình hội thảo

Kết thúc mỗi sự kiện, doanh nghiệp sẽ gửi lời tri ân tới những khách mời, khán giả đã theo dõi và ủng hộ. Phần này cần thể hiện sự đầu tư, hoành tráng, nhằm mang lại cảm xúc cho người xem.

Dịch vụ tổ chức hội thảo của Eventshow

Eventshow là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với kinh nghiệm trên 12 năm tại Hồ Chí Minh và toàn quốc. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn các chương trình tổ chức hội thảo cho công ty doanh nghiệp. Cùng với phương châm độc đáo – sáng tạo – tận tâm với đội ngũ nhâ sự trẻ trung, năng động và đầy nhiệt huyết chúng tôi tin chắc rằng sẽ là lựa chọn chính xác nhất dành cho bạn

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức hội thảo cho công ty thì đừng ngần ngại hãy liên hệ đến Eventshow ngay hôm nay nhé

>> Xem chi tiết bài viết: Tổ chức hội thảo: https://eventshow.vn/to-chuc-hoi-thao-la-gi-quy-trinh-to-chuc-hoi-thao-cho-doanh-nghiep/

>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện eventshow

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật

CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM

CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0779 12 13 14

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Website: eventshow.vn