Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là sự kiện vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp thường được diễn ra vào mỗi dịp cuối năm. Hội nghị khách hàng là sự kiện mà doanh nghiệp muốn gửi gắm những lời tri ân, cảm ơn đến quý khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt một chặng đường hoạt động kinh doanh. Để tổ chức được một buổi hội nghị tri ân khách hàng thành công bạn cần phải nắm rõ quy trình tổ chức hội nghị khách hàng để có thể tổ chức một chương trình hội nghị tri ân khách hàng thành công nhất.

Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Lên danh sách khách mời

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chính là việc phải liệt kê và lên danh sách khách mời thật chi tiết. Bạn phải xác định được số lượng người tham dự là bao nhiêu và bao gồm những thành phần như thế nào

Nếu trong hội nghị tri ân khách hàng có thành phần khách mời là trẻ em hay người lớn tuổi thì cần chuẩn bị những gì, cần chú ý những gì, đây là điều hết sức quan trọng mà một người tổ chức sự kiện cần nắm rõ. Và từ đây, bạn mới có thể lên kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng tiếp theo.

Lên Ý Tưởng Và Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Sau khi đã lên được danh sách khách mời tham dự bạn sẽ phải bắt đầu lên ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo tri ân khách hàng. Bạn cần đưa ra những ý tưởng sáng tạo để tránh đi theo lối mòn của những công ty đã từng tổ chức

Một chương trình hội nghị tri ân khách hàng muốn thành công phải dựa trên những ý tưởng sáng tạo nhưng vẫn nằm đúng khuôn khổ và phù hợp với định hướng của công ty. Sự thành công của chương trình hội nghị tri ân khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ vô cùng vững chắc với khách hàng và đối tác và góp phần quảng bá thêm cho doanh nghiệp của bạn

Lên kế hoạch cho chương trình

Chủ Đề Chương Trình

Mỗi chương trình đều phải có một chủ đề nhất định và chủ đề đó phải truyền tải được thông điệp của doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách hàng, đối tác. Và đương nhiên là bạn phải đặt cho chương trình một cái tên. Tên chương trình chính là chìa khóa giúp chương trình của bạn có thu hút người tham dự hay không và khiến họ nhớ đến bạn như thế nào.

Tìm Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

Địa điểm tổ chức hội nghị cũng vô cùng quan trọng và quyết định không nhỏ đến sự thành công của chương trình hội nghị tri ân khách hàng. Dựa vào số lượng khách mời để bạn chọn không gian cũng như địa điểm tổ chức cho hợp lý. Bạn nên chọn những địa điểm ở vị trí trung tâm và thuận tiện cho sự di chuyển của khách mời tham dự, tránh những nơi có vị trí giao thông ách tắc sẽ ảnh hưởng đến vấn đề di chuyển của khách mời tham dự.

Thời Gian Tổ Chức Tri Ân Khách Hàng

Bạn nên chọn khoảng thời gian hợp lí cho khách hàng dễ dàng tham dự. Hai ngày cuối tuần – thứ 7 & Chủ Nhật và khung giờ chiều tối là những phương án lựa chọn thích hợp cho bạn để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.

Lựa chọn thời gian tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cũng là việc vô cùng quan trọng, nên lựa chọn thời điểm mà mọi người có thể tham gia nhiều nhất đặc biệt là hai ngày thứ 7 và chủ nhật lúc này là thời gian nghỉ nên mọi người có thể tham gia đông đủ hơn góp phần tạo nên sự thành công cho chương trình.

Triển Khai Kế Hoạch Tổ Chức

Đây là bước vô cùng quan trọng để biến ý tưởng tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành thực tế, những bước bạn cần phải làm đó là:

Thiết Kế Nội Dung

Bạn cần có đội ngũ thiết kế riêng hoặc nếu không thì có thể thuê những đơn vị uy tín bên ngoài để thực hiện các hạng mục thiết kế cho chương trình hội nghị tri ân khách hàng bao gồm thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, backdrop, banner, standee… Những thứ đó cần được thiết kế theo chủ đề mà chương trình đã chọn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.

Thực Hiện Thi Công

Sau khi đã chuẩn bị tương đối, bạn cần có đội ngũ thi công, set up tại địa điểm tổ chức. Việc thi công nên bắt đầu trước từ 1-2 ngày tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Nếu chương trình có phát sinh rủi ro không thực hiện được như kế hoạch ban đầu, bạn cần có những phương án dự phòng để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.

Công tác hậu Cần

Việc của ban hậu cần chính là phát thiệp mời đến khách hàng, chuẩn bị quà tri ân khách hàng. Nếu chương trình hội nghị khách hàng cuối năm có tiệc thì ban hậu cần cần chu đáo lên thực đơn và giám sát quá trình lên món để món ăn được phục vụ đúng theo kế hoạch.

Tổ Chức Chương Trình Tri Ân Khách Hàng

Phần tổ chức chương trình hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những hạng mục sau:

Thủ Tục Đón Khách

Về phần đón khách này bạn nên chuẩn bị một bàn lễ tân ở trước khu vực sảnh tiệc có kèm lễ tân làm thủ tục checkin cho khách mời. Lễ tân nên chủ động xin tên khách để làm thủ tục check in, tránh việc khách phải đi tìm để đăng kí tên.

Hướng Dẫn Khách Vào Chỗ Ngồi

Bạn nên chuẩn bị sẵn một sơ đồ chỗ ngồi, nơi nào dành cho khách VIP, nơi nào dành cho khách tham dự bình thường và lễ tân phải là người nắm rõ nhất vị trí đó. Lễ tân phải chủ động hướng dẫn chỗ ngồi cho khách, tránh việc khách hàng phải đi tìm chỗ ngồi gây lộn xộn cho chương trình và tạo thái độ khó chịu cho khách.

Phát Biểu Tri Ân Khách Hàng Của Lãnh Đạo Công Ty

Bạn nên chuẩn bị một bài phát biểu thân mật, lời lẽ ấm áp nhằm bày tỏ sự cám ơn của ban lãnh đạo công ty dành cho quý khách hàng.

Tặng Quà Lưu Niệm cho khách tham dự

Đối với hội nghị tri ân khách hàng thì việc chuẩn bị quà tặng cho khách hàng là việc quan trọng và không thể thiếu. Bạn nên tính toán số lượng khách mời để đảm bảo việc chuẩn bị quà đúng số lượng và tuyệt đối không được để thiếu tốt nhất là nên chuẩn bị dư ra một chút để phòng hờ.

Khai Tiệc

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống. Tùy vào kinh phí bạn có thể lựa chọn thực đơn món ăn phù hợp, nhưng vẫn phải đảm bảo hợp khẩu vị và chất lượng dinh dưỡng.

Tiễn Khách

Sau khi buổi tiệc kết thúc, lễ tân nên đứng ở cửa ra vào để có lời cám ơn đến các khách hàng tới tham dự. Điều này thể hiện sự chu đáo và phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty.

Kiểm Soát Rủi Ro Sự Kiện Tri Ân Khách Hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là một buổi tiệc hết sức quan trọng của công ty. Nhưng đâu phải công ty nào cũng có đủ nguồn nhân lực để thực hiện cũng như nắm rõ cách tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Vì vậy, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để tổ chức là điều đặc biệt phù hợp cho công ty khi tổ chức tiệc tri ân khách hàng.

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện hơn 13 năm trong ngành, đội ngũ Eventshow tự hào khẳng định có thể đem tới những chương trình tri ân khách hàng hấp dẫn, tốt nhất làm hài lòng quý khách, xứng đáng với sự tin yêu, lựa chọn của công ty bạn.

> Xem chi tiết bài viết: Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cho doanh nghiệp https://eventshow.vn/quy-trinh-to-chuc-hoi-nghi-tri-an-khach-hang-cho-doanh-nghiep/

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0936.69.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Website: eventshow.vn