Bạn đang tìm kiếm một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện thật chi tiết và dễ áp dụng? Trong bài viết dưới đây, Eventshow sẽ giới thiệu đến bạn một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh kèm theo checklist rõ ràng, giúp bạn kiểm soát tốt toàn bộ quá trình chuẩn bị và triển khai. Hãy cùng khám phá nhé!

Vì sao cần có mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện?

Việc sở hữu một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình lên ý tưởng và triển khai sự kiện. Mẫu kế hoạch giúp bạn nắm rõ từng bước cần thực hiện, từ khâu lên kịch bản đến khi sự kiện kết thúc, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru.

Không chỉ vậy, mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện còn là công cụ để các thành viên trong đội nhóm nắm bắt được nhiệm vụ và trách nhiệm cá nhân. Điều này giúp tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận và hạn chế sai sót trong quá trình tổ chức, đặc biệt là với các sự kiện quy mô lớn.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z

Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ từng bước, được thiết kế nhằm giúp bạn tổ chức một chương trình chuyên nghiệp và hiệu quả:

Xây dựng kế hoạch tổng thể

Khởi đầu cho bất kỳ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện nào chính là việc lập kế hoạch tổng thể. Ở bước này, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện như quảng bá sản phẩm, tăng độ nhận diện thương hiệu, hay xây dựng quan hệ khách hàng. Bên cạnh đó, việc phân tích đối tượng tham gia như độ tuổi, sở thích cũng rất quan trọng.

Quy mô sự kiện, thời gian, địa điểm cũng là những yếu tố cần xác định rõ. Bạn cần lựa chọn phương án tổ chức (offline, online hoặc kết hợp) sao cho phù hợp với mục tiêu đề ra. Đây là phần cốt lõi trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện nhằm định hướng cho các bước tiếp theo.

CÔNG VIỆC	MẪU KẾ HOẠCH CHI TIẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN	NGƯỜI PHỤ TRÁCH
xác định mục tiêu sự kiện	Xác định lý do tổ chức, thông điệp truyền tải và kết quả mong muốn	Trưởng ban tổ chức
Xác định đối tượng tham gia	Lên danh sách đối tượng mục tiêu, số lượng khách mời	Nhóm nội dung
Chọn địa điểm và thời gian	Tìm kiếm địa điểm phù hợp, xác định thời gian diễn ra	Nhóm hậu cần
Phân bổ ngân sách tổng quan	Dự trù chi phí cơ bản: địa điểm, truyền thông, thiết bị	Nhóm tài chính

Lập timeline cho sự kiện

Timeline là một phần quan trọng trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện, đóng vai trò như bản đồ thời gian để bạn kiểm soát tiến độ công việc. Trong phần này, cần ghi rõ các mốc thời gian như thời điểm hoàn tất kịch bản, khởi động chiến dịch truyền thông, thời gian tập dượt và ngày tổ chức chính thức.

Mỗi nhiệm vụ cần được gán cho người phụ trách cụ thể cùng với hạn hoàn thành, từ đó đảm bảo không xảy ra trì hoãn hay bỏ sót bất kỳ khâu nào.

THỜI GIAN	CÔNG VIỆC CỤ THỂ	NGƯỜI PHỤ TRÁCH
1 tháng trước	Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổng quan	Trưởng ban tổ chức
3 tuần trước	Hoàn thiện danh sách khách mời, gửi thiệp	Nhóm lễ tân
2 tuần trước	Triển khai truyền thông, đặt dịch vụ hậu cần	Nhóm truyền thông
1 ngày trước	Tổng duyệt toàn bộ chương trình	Tất cả các bộ phận
Ngày sự kiện	Tiến hành đón khách, theo dõi chương trình	Nhóm tổ chức sự kiện

Checklist các đầu việc cụ thể

Checklist là phần không thể thiếu trong một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện bài bản. Danh sách này sẽ bao gồm các đầu việc như thuê địa điểm, viết kịch bản MC, book thiết bị âm thanh ánh sáng, thuê nhân sự hỗ trợ,…

Việc sử dụng checklist giúp bạn theo dõi sát tiến độ từng hạng mục, đồng thời dễ dàng phân chia công việc cho các cá nhân hoặc nhóm phụ trách. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện có tích hợp checklist sẽ giúp đảm bảo mọi chi tiết nhỏ đều được kiểm soát chặt chẽ.

CÔNG VIỆC	MÔ TẢ CHI TIẾT	TRẠNG THÁI
Thuê địa điểm	Ký hợp đồng thuê địa điểm, kiểm tra cơ sở vật chất	Hoàn thành/Chưa hoàn
Thuê thiết bị âm thanh	Đảm bảo âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô	Hoàn thành/Chưa hoàn
Chuẩn bị kịch bản chương trình	Lên kịch bản chi tiết từ đầu đến cuối, phối hợp với MC	Hoàn thành/Chưa hoàn
Đặt đồ ăn và thức uống	Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, xác nhận thực đơn	Hoàn thành/Chưa hoàn

Ước lượng ngân sách chi tiết

Một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn đi kèm với bảng dự toán ngân sách cụ thể. Trong đó bao gồm cả chi phí lớn như thuê sân khấu, thiết bị và cả những khoản nhỏ như in banner, chi phí hậu cần, quà tặng,…

Ngoài ra, việc dành một khoản 10-15% ngân sách dự phòng là điều cần thiết để xử lý các phát sinh bất ngờ. Quản lý tài chính tốt sẽ giúp sự kiện đạt được hiệu quả tối đa trong khả năng chi trả của bạn.

Kế hoạch truyền thông sự kiện

Truyền thông đóng vai trò quyết định thành công của chương trình. Trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn nên có một chiến lược truyền thông rõ ràng: lựa chọn kênh truyền thông (mạng xã hội, email marketing, PR,…), xây dựng nội dung bài đăng theo từng giai đoạn (trước, trong và sau sự kiện).

Đừng quên đo lường hiệu quả truyền thông như lượt tiếp cận, tương tác hay chuyển đổi để điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Đây là phần giúp mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện phát huy tác dụng một cách toàn diện.

THỜI GIAN	KÊNH TRUYỀN THÔNG	NỘI DUNG THỰC HIỆN
1 tháng trước	Facebook, Instagram	Đăng bài teaser, công bố sự kiện
2 tuần trước	Email marketing	Gửi thư mời và nhắc nhở khách mời
1 tuần trước	Báo chí, blog	Đăng bài giới thiệu chi tiết về chương trình
1 ngày trước	Mạng xã hội, livestream	Nhắc lại sự kiện, đăng video hậu trường chuẩn bị

Danh sách và thông tin khách mời

Một phần không thể thiếu trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện là danh sách khách mời. Việc chuẩn bị danh sách giúp bạn kiểm soát được số lượng người tham dự và bố trí khu vực ngồi phù hợp.

Thông tin như tên, số điện thoại, trạng thái xác nhận tham dự và yêu cầu đặc biệt cần được lưu lại chi tiết để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho từng khách mời.

Thiết kế sơ đồ chỗ ngồi

Sơ đồ chỗ ngồi là yếu tố thể hiện tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh sẽ bao gồm cả phần thiết kế sơ đồ này, đặc biệt quan trọng với các sự kiện có phân khu như khu VIP, khu đại biểu, khu khách mời,…

Việc bố trí chỗ ngồi khoa học sẽ giúp khách mời cảm thấy được tôn trọng và thuận tiện trong việc tham gia các hoạt động chính.

Đánh giá và tổng kết sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, bạn cần thực hiện bước tổng kết để đánh giá hiệu quả. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện nên bao gồm các chỉ số đánh giá như số lượng người tham dự, phản hồi của khách mời, hiệu suất truyền thông,…

Việc đánh giá này không chỉ giúp bạn rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau mà còn là cơ sở để báo cáo kết quả với khách hàng hoặc ban lãnh đạo.

Hy vọng rằng với mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết mà Eventshow vừa chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng làm chủ mọi công đoạn trong quá trình tổ chức một chương trình chuyên nghiệp. Việc sử dụng một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện rõ ràng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng tổng thể của sự kiện.

Hãy luôn chuẩn bị sẵn một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cho mỗi chương trình bạn thực hiện – đó là chìa khóa để bạn thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Dù là hội thảo, lễ ra mắt hay tiệc tri ân khách hàng, một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện bài bản sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho bạn.

> Xem chi tiết bài viết: mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 2025 https://eventshow.vn/mau-ke-hoach-to-chuc-su-kien-day-du-chi-tiet-nhat-2025/

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0936.69.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn