Trong những năm gần đây, xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được ưa chuộng bởi không gian mở thoáng đãng, tạo cảm giác tự nhiên và gần gũi hơn cho người tham dự. Từ các lễ khai trương, hội chợ thương mại, triển lãm, chương trình ca nhạc cho đến tiệc cưới, dã ngoại công ty, tất cả đều cần đến một yếu tố không thể thiếu – đó là nhà bạt không gian ngoài trời.

Nhà bạt không chỉ đảm bảo yếu tố che chắn mưa nắng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lựa chọn và thuê nhà bạt sao cho hợp lý, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những kinh nghiệm thuê nhà bạt không gian ngoài trời thiết yếu giúp bạn tránh sai lầm, đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công và an toàn.

Xác Định Rõ Mục Đích Sử Dụng Trước Khi Thuê

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình thuê nhà bạt. Trước khi tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn cần xác định rõ ràng những thông tin sau:

Sự kiện tổ chức thuộc loại hình nào: Hội chợ, tiệc cưới, sự kiện văn hóa nghệ thuật hay hội nghị công ty?

Số lượng người tham dự: Từ đó tính toán diện tích cần thiết, tránh việc thuê quá nhỏ gây chật chội hoặc thuê quá lớn làm lãng phí chi phí.

Thời gian tổ chức: Ban ngày hay ban đêm? Có cần hệ thống chiếu sáng hay thiết bị đi kèm không?

Địa điểm tổ chức: Nền đất hay nền bê tông? Có dễ tiếp cận bằng xe tải lớn hay không?

Yếu tố thời tiết: Có nằm trong mùa mưa hay nắng gắt? Cần thiết bị phụ trợ gì?

Nếu tổ chức sự kiện khoảng 100 người, bạn có thể chọn nhà bạt khung truss kích thước 10x15m là vừa đủ.

Nếu trên 300 người, nên chọn các loại nhà bạt lớn từ 15x30m đến 20x40m.

Nếu tổ chức vào ban đêm, bạn cần bổ sung hệ thống ánh sáng, quạt, màn LED, thậm chí là hệ thống âm thanh và điều hòa di động.

Việc xác định đúng nhu cầu giúp bạn chủ động hơn khi thương lượng, yêu cầu báo giá chi tiết từ đơn vị cung cấp và hạn chế tối đa các phát sinh chi phí không cần thiết sau này.

Chọn Loại Nhà Bạt Không Gian Phù Hợp Với Từng Loại Sự Kiện

Mỗi loại sự kiện sẽ yêu cầu một dạng nhà bạt khác nhau tùy theo thiết kế, công năng và yếu tố thẩm mỹ. Dưới đây là một số loại nhà bạt phổ biến:

Nhà bạt khung truss hợp kim nhôm

Đặc điểm: Nhẹ, dễ tháo lắp, có độ thẩm mỹ cao.

Phù hợp: Tiệc cưới, ra mắt sản phẩm, sự kiện sang trọng.

Ưu điểm: Chịu lực tốt, dễ tạo hình mái vòm, dễ kết hợp ánh sáng và phông nền.

Nhà bạt khung thép mạ kẽm

Đặc điểm: Chắc chắn, thích hợp với các sự kiện dài ngày, chịu được gió lớn.

Phù hợp: Hội chợ, triển lãm, sự kiện ngoài trời quy mô lớn.

Ưu điểm: Bền vững, có thể chịu lực thiết bị treo như banner, đèn, hệ thống loa.

Nhà bạt lợp bạt 2 da Korea 0.38mm

Đặc điểm: Bạt dày, chống thấm tốt, chống tia UV và cách nhiệt hiệu quả.

Phù hợp: Sự kiện dưới nắng nóng, cần chống mưa nắng hiệu quả cao.

Ưu điểm: Bền màu, chống rách, an toàn trong điều kiện thời tiết thất thường.

Các yếu tố cần lưu ý khi chọn nhà bạt

Chiều cao lý tưởng: Tối thiểu từ 4 – 6m để thuận tiện cho việc lắp đặt đèn, màn LED hoặc treo vật trang trí.

Khả năng chống chịu: Kiểm tra kỹ khung có được gia cố chắc chắn không, đặc biệt với sự kiện gần biển hay vùng gió mạnh.

Chất liệu bạt: Ưu tiên bạt phủ chống UV, chống cháy và có khả năng cách nhiệt.

Chọn đúng loại nhà bạt không chỉ giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn đảm bảo tính an toàn và tiết kiệm chi phí bảo trì, tránh rủi ro do thời tiết gây ra.

Làm Việc Với Đơn Vị Cho Thuê Uy Tín Và Hợp Đồng Minh Bạch

Không phải đơn vị nào cũng cung cấp dịch vụ nhà bạt chất lượng. Bạn cần làm việc với những đối tác chuyên nghiệp, có hợp đồng rõ ràng, cam kết cụ thể về thời gian, kỹ thuật và chất lượng.

Tiêu chí đánh giá một đơn vị uy tín

Có trang web chính thức, địa chỉ và hotline rõ ràng.

Có hình ảnh, video dự án thực tế thay vì sử dụng ảnh mạng.

Được khách hàng đánh giá cao trên các nền tảng như Google, Facebook, TikTok.

Có đội ngũ thi công có tay nghề, có bảo hiểm lao động và biện pháp thi công an toàn.

Cung cấp báo giá trọn gói, không phát sinh chi phí sau lắp đặt.

Sẵn sàng khảo sát địa điểm trước, lên bản vẽ mô phỏng vị trí lắp đặt, đưa ra phương án phù hợp.

Những điều cần có trong hợp đồng:

Mô tả rõ ràng loại nhà bạt, vật liệu và diện tích sử dụng.

Thời gian lắp đặt, tháo dỡ, chi phí phát sinh nếu vượt thời gian.

Điều khoản về điều kiện thời tiết ảnh hưởng đến thi công.

Cam kết về trách nhiệm bảo trì, khắc phục sự cố nếu xảy ra hỏng hóc.

Lưu ý: Nên làm hợp đồng bằng văn bản thay vì thỏa thuận miệng, tránh rủi ro và hiểu lầm trong quá trình tổ chức sự kiện.

Dự Trù Kinh Phí Và Thời Gian Thi Công Kỹ Lưỡng

Một sự kiện chuyên nghiệp luôn cần dự trù ngân sách cụ thể. Không ít người khi thuê nhà bạt thường chỉ hỏi giá sơ sài và đến lúc phát sinh thì mới “vỡ trận”. Vậy nên, hãy chắc chắn bạn lên kế hoạch rõ ràng từ đầu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí:

Diện tích nhà bạt: Diện tích càng lớn thì chi phí càng cao.

Loại khung và mái bạt: Khung nhôm sẽ có giá cao hơn khung thép, mái phủ Hàn Quốc dày sẽ khác với loại bạt thường.

Thiết bị kèm theo: Sàn gỗ, thảm, bàn ghế, đèn chiếu sáng, quạt, máy lạnh di động…

Chi phí vận chuyển: Nếu địa điểm thi công xa trung tâm thành phố, phí xe tải, nhân công, xăng dầu sẽ tăng lên.

Chi phí nhân công tăng ca hoặc thi công đêm (nếu có).

Thời gian thi công:

Tốt nhất nên thi công trước ít nhất 1 – 2 ngày để có thời gian xử lý nếu phát sinh sự cố hoặc mưa gió.

Đối với sự kiện lớn cần thử hệ thống âm thanh – ánh sáng – trang trí trước 1 ngày.

Nên tránh thi công vào giờ cao điểm hoặc ngày mưa bão lớn.

Mẹo nhỏ:

So sánh ít nhất 3 đơn vị cung cấp, yêu cầu gửi bảng giá chi tiết theo từng hạng mục.

Chuẩn bị 10–15% ngân sách dự phòng, tránh thiếu hụt vào phút cuối.

Lưu số điện thoại kỹ thuật thi công để dễ liên hệ xử lý khi có sự cố.

Tổ Chức Sự Kiện Thành Công Bắt Đầu Từ Kinh Nghiệm Thuê Nhà Bạt

Thuê nhà bạt không gian ngoài trời là một khâu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện. Từ việc xác định mục đích sử dụng, lựa chọn loại nhà bạt phù hợp, tìm đơn vị cung cấp uy tín, đến việc lên kế hoạch chi tiết cho chi phí và tiến độ thi công – tất cả đều cần được tính toán kỹ lưỡng.

Một sự kiện ngoài trời sẽ trở nên ấn tượng, chuyên nghiệp và an toàn nếu bạn có sự chuẩn bị tốt ngay từ những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhất như mái che, cột trụ hay ánh sáng. Hy vọng với những kinh nghiệm thực tiễn được chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ tự tin hơn trong việc tổ chức những chương trình ngoài trời ấn tượng và hiệu quả.

> Xem chi tiết bài viết

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0936.69.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn