Tổ chức hội nghị, hội thảo là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận. Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, đạt được mục tiêu đề ra và để lại ấn tượng tốt trong lòng người tham dự, các bước thực hiện dưới đây là vô cùng quan trọng:

Xác định rõ mục tiêu và chủ đề chương trình

Đây là bước nền tảng, quyết định toàn bộ hướng đi cho kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo. Mục tiêu có thể là ra mắt sản phẩm mới, chia sẻ kiến thức chuyên ngành, đào tạo nội bộ, hay kết nối đối tác chiến lược. Chủ đề cần được xác định rõ ràng, bám sát mục tiêu và thu hút được sự quan tâm của nhóm đối tượng mục tiêu.

Lập kế hoạch tổng thể và chi tiết

Sau khi có chủ đề, việc xây dựng một bản kế hoạch tổng thể bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, timeline các hạng mục cần triển khai là rất cần thiết. Bên cạnh đó, cần có kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận: hậu cần, kỹ thuật, MC, lễ tân, truyền thông, tiếp đón…

Lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp không có bộ phận tổ chức sự kiện chuyên trách, việc hợp tác với một công ty tổ chức hội nghị, hội thảo có uy tín là lựa chọn tối ưu. Đơn vị tổ chức sẽ giúp hiện thực hóa toàn bộ ý tưởng chương trình, từ việc set up sân khấu, âm thanh, ánh sáng cho đến điều phối nhân sự trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Tìm kiếm và chốt địa điểm tổ chức

Việc chọn địa điểm cần cân nhắc đến yếu tố tiện lợi di chuyển, sức chứa phù hợp với số lượng khách mời, cơ sở vật chất hiện đại, và phong cách không gian hài hòa với tinh thần của hội thảo. Các khách sạn, trung tâm hội nghị hay không gian làm việc sáng tạo đều có thể là lựa chọn lý tưởng tùy vào nhu cầu cụ thể.

Xây dựng danh sách và phân loại khách mời

Việc lập danh sách khách mời không chỉ đơn giản là ghi tên mà còn phải phân loại rõ nhóm đối tượng (diễn giả, khách VIP, khách hàng tiềm năng, đối tác, báo chí…) để có phương án đón tiếp phù hợp. Ngoài ra, cần thiết lập quy trình gửi thiệp mời và theo dõi phản hồi để xác nhận số lượng người tham dự chính xác.

Lập dự toán và phân bổ ngân sách

Tùy vào quy mô sự kiện, doanh nghiệp cần lên ngân sách dự kiến cho từng hạng mục: thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, thiết kế thiệp mời, in ấn tài liệu, tiệc nhẹ, chi phí truyền thông… Việc quản lý ngân sách chặt chẽ giúp kiểm soát được tổng chi phí và hạn chế phát sinh không cần thiết.

Xây dựng kế hoạch truyền thông – quảng bá chương trình

Truyền thông trước, trong và sau sự kiện là một phần không thể thiếu để lan tỏa thông tin và thu hút khách mời. Các hình thức truyền thông có thể bao gồm: gửi email, đăng tải thông tin trên mạng xã hội, thiết lập landing page đăng ký tham dự, chạy quảng cáo online, mời báo chí, phát hành thông cáo báo chí…

Chuẩn bị tài liệu, ấn phẩm cho sự kiện

Tài liệu hội thảo, tài liệu trình chiếu của diễn giả, sổ tay, bút, túi quà tặng, backdrop, standee… là những ấn phẩm cần được chuẩn bị sẵn sàng và nhất quán với bộ nhận diện sự kiện. Chúng không chỉ giúp người tham dự theo dõi nội dung dễ dàng hơn mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho chương trình.

Gửi thư mời và xác nhận danh sách người tham dự

Giai đoạn này cần được thực hiện kỹ càng, bao gồm gửi thư mời qua email hoặc thư giấy, gọi điện xác nhận, nhắc lịch trước ngày diễn ra hội nghị. Việc có danh sách người tham dự chính xác sẽ giúp đơn vị tổ chức dễ dàng sắp xếp chỗ ngồi, quà tặng, tài liệu cũng như phục vụ hậu cần hiệu quả hơn.

Triển khai tổ chức sự kiện

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, là thời điểm tất cả các hạng mục cần vận hành đồng bộ. Ban tổ chức cần kiểm tra tổng thể toàn bộ khâu kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân, đón khách, chỉ dẫn chỗ ngồi, điều phối chương trình theo kịch bản đã được duyệt. Các sự cố phát sinh (nếu có) cũng cần được xử lý linh hoạt, nhanh chóng để không ảnh hưởng đến chương trình.

Tổng kết và đánh giá hiệu quả

Ngay sau khi kết thúc hội nghị, cần tổ chức buổi họp rút kinh nghiệm, thu thập ý kiến từ khách tham dự thông qua khảo sát nhanh hoặc bảng câu hỏi online. Ngoài ra, việc đo lường hiệu quả truyền thông, độ phủ sóng thương hiệu hay khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng cũng rất quan trọng trong việc cải tiến cho các sự kiện tiếp theo.

Event Show – Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo hàng đầu

Với kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, Eventshow đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, thực hiện thành công hàng trăm chương trình hội thảo, hội nghị quy mô lớn nhỏ khác nhau.

Chúng tôi tự tin mang đến cho quý khách hàng giải pháp tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạo và hiệu quả, từ tư vấn ý tưởng, xây dựng kế hoạch cho đến vận hành toàn bộ sự kiện. Với đội ngũ nhân sự tận tâm, quy trình làm việc bài bản và tinh thần cầu thị, Eventshow cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho từng đối tác.

> Xem chi tiết bài viết: Tổ chức hội nghị hội thảo

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0936.69.2203

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn