Hồ sơ năng lực
Tổ chức sự kiện cần những gì là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra khi muốn làm một chương trình sự kiện cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Để tổ chức một chương trình sự kiện cần thực hiện rất nhiều hạng mục công việc chính vì vậy cần phải lên kế hoạch cụ thể trước khi bắt đầu sự kiện để sự kiện có thể được diễn ra trong điều kiện đầy đủ và tốt nhất.
Tổ chức sự kiện cần những gì? Tại sao?
Để tổ chức sự kiện bạn cần phải thực hiện những công việc sau đây.
Xác định mục đích sự kiện
Việc đầu tiên cần làm đó là xác định mục đích sự kiện, mục đích sự kiện sẽ quyết định đến tất cả những khâu khác trong quá trình tổ chức sự kiện. Mục đích sự kiện càng lớn thì đồng nghĩa với quy mô tổ chức sự kiện cũng lớn và đòi hỏi chất lượng sự kiện cũng cao hơn. Ngoài ra việc xác định mục đích sự kiện ngay từ ban đầu cũng là cơ sở tiền để để lên các ý tưởng, concept, nội dung sự kiện một cách chính xác và đầy đủ nhất.
Ví dụ mục đích tổ chức lễ tri ân khách hàng là nhằm mục đích tri ân cảm ơn tới những khách hàng thân thiết đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt một thời gian dài, ngoài ra sự kiện còn là dịp giúp doanh nghiệp truyền thông quảng bá hình ảnh thương hiệu đi xa hơn trong tâm trí khách hàng cũ và những khách hàng tiềm năng mới
Có thể bạn quan tâm:
Xác định đối tượng khách mời
Bạn cần phải xác định được đối tượng khách mời cho chương trình sự kiện của mình. Nếu đối tượng khách mời là những khách hàng, đối tác lớn thì cần đặc biệt chú ý tới không gian tổ chức cũng như cách đón tiếp và hình ảnh để tạo nên nên những ấn tượng và hình ảnh đẹp cho công ty đây cũng là cơ sở để giúp doanh nghiêp xây dựng thêm niềm tin đối với khách hàng
Ngoài ra xác định đúng đối tượng khách mời còn giúp cho công đoạn lên danh sách số lượng khách mời được đúng hơn. Tránh xảy ra hiện tượng không đủ chỗ ngồi hoặc dư chỗ ngồi nhiều sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện.
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Trong bất cứ một chương trình sự kiện nào việc dự trù và lên ngân sách dự kiến là điều cần phải làm để cân đối ngân sách cũng như tránh lãng phí và thất thoát ngân sách trong quá trình tổ chức sự kiện. Để lên được ngân sách dự kiến đầy đủ và chi tiết bạn cần phải liệt kê tất cả các hạng mục cần chuẩn bị và từ đó tìm kiếm những đơn vị cung cấp các hạng mục hoặc dịch vụ đó lựa chọn ra đơn vị có mức giá tốt nhất cũng như chất lượng đảm bảo nhất. Hãy xem xét cân đối các hạng mục sao cho phù hợp với ngân sách để không vượt quá ngân sách tổng dự kiến ban đầu.
Thời gian diễn ra sự kiện
Việc xác định thời gian diễn ra sự kiện ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của sự kiện. đối với những chương trình như lễ khai trương, lễ khởi công, khánh thành thì cần lựa chọn thời gian ngày giờ theo tính chất phong thủy để mang lại may mắn cho doanh nghiệp
Đối với các chương trình sự kiện khác như lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị hội thảo hoặc tri ân khách hàng thì nên lựa chọn tổ chức vào những thời điểm cuối tuần để khách mời có thể tham gia được đầy đủ tạo nên thành công cho sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện cần thỏa mãn các tiêu chí như số lượng khách mời, vị trí di chuyển có thuận lợi hay không, chi phí thuê đia điểm bao nhiêu, không gian đỗ xe có thuận lợi cho khách mời không
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần được chuẩn bị và tìm hiểu một cách kỹ càng.
Phân công nhiệm vụ theo các nhóm
Để đảm bảo công tác sự kiện được diễn ra một cách trơn tru cần phải lên kế hoạch phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhóm đảm nhiệm để thực hiện đúng vai trò của từng nhóm nhằm đảm bảo các công đoạn trong tổ chức sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất.
Làm thế nào để lên ý tưởng sáng tạo cho chương trình
Mỗi chương trình sự kiện đều có những chủ đề đi kèm, đó cũng là linh hồn của chương trình và là cơ sở để xây dựng concept cho chương trình. Tên chủ đề chương trình cần ngắn gọn, dễ hiểu và chứa ý nghĩa nhất định.
Lên kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình vô cùng quan trọng nó quyết định đến thành công của chương trình sự kiện. Kịch bản chương trình bao gồm các nội dung sau:
Mở màn chương trình
Giao lưu văn nghệ
Khai tiệc
Giao lưu trò chơi
Tổng kết sự kiện
Kế hoạch truyền thông
Mỗi chương trình sự kiện đều cần đến kế hoạch truyền thông để thu hút sự chú ý của khách hàng. Cần thực hiện truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch truyền thông cũng được lên kế hoạch chi tiết và bài bản để tạo ấn tượng truyền thông và thu hút được sự chú ý đông đảo của khách hàng nhằm thu được lượng lớn khách đến tham gia sự kiện.
Giấy phép tổ chức sự kiện
Đối với các chương trình sự kiện lớn thì cần xin giấy phép tổ chức sự kiện diễn ra ít nhất là trước 1 tuần. Nếu không có giấy phép sự kiện có thể không thực hiện được
Vận hành tổ chức sự kiện
Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những công đoạn thì đến bước vận hành tổ chức chương trình. Trong quá trình vận hành cần lưu ý một số điều sau đây:
Setup sự kiện: Công đoạn setup sự kiện được diễn ra trước khi diễn ra sự kiện trước khoảng 1 ngày. ở công đoạn này nhân sự cần check list đầy đủ lại các hạng mục để đảm bảo không bỏ sót bất cứ hạng mục nào trước đó.
Vận hành tổ chức
Bạn cần liên tục quan sát, giám sát nhằm đảm bảo cho quá trình diễn ra sự kiện được thuận lợi, trơn tru và hiệu quả nhất. Kịp thời xử lý những sự cố, tình huống phát sinh như: Thời tiết, kỹ thuật, nhân sự….
Tổng kết sự kiện
Thông qua bài viết tổ chức sự kiện cần những gì Eventshow hy vọng có thể phần nào giúp bạn nắm rõ hơn về các công việc cần làm khi tổ chức một chương trình sự kiện. Từ những kỹ năng và kinh nghiệm lâu năm trong ngành sự kiện chúng tôi luôn mong muốn mang lại cho bạn những chương trình sự kiện chất lượng và chuyên nghiệp nhất.
> Xem chi tiết bài viết: tổ chức sự kiện cần những gì https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien-can-nhung-gi-nhung-hang-muc-quan-trong-trong-to-chuc-su-kien/
Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone: 028 3811 3444
Hotline: 0936.69.2203
https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn
Website: eventshow.vn
