Year End Party còn được gọi là tiệc tất niên cuối năm đây là dịp đặc biệt dành cho các doanh nghiệp, tổ chức với nhìn lại chặng đường nỗ lực trong một năm qua của cả tập thể, nhìn lại những điểm đã làm được chưa làm được và cùng đưa ra những định hướng cho một năm kinh doanh tiếp theo. Ngoài ra đây còn là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân đến tập thể nhân viên công ty, những cá nhân đã có những cống hiến xuất sắc góp phần vào những thành công đã đạt được. Đồng thời cũng gửi lời cảm ơn đến những khách hàng thân thiết đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Để có thể hiểu rõ hơn về year end party và tầm quan trọng của nó sau đây hãy cùng eventshow tìm hiểu thông qua bài viết sau đây

Year end Party là gì?

Year End Party (YEP) hay còn gọi là tiệc tất niên, tiệc cuối năm, tất niên cuối năm, đây là một sự kiện được diễn ra thường niên hàng năm vào dịp cuối năm của doanh nghiệp đánh dấu kết thúc một năm cũ và bắt đầu khởi đầu cho một năm mới. Thông qua những hoạt động giải trí như âm nhạc,múa hát, các trò chơi tập thể, ăn uống tạo nên tính gắn kết hơn giữa tập thể cán bộ nhân viên, tăng tính đoàn kết và thấu hiểu nhau nhiều hơn từ đó giúp cho mọi người đồng lòng cố gắng nỗ lực hết mình hoàn thành tốt nhiệm vụ mà mỗi người được giao. Một phần quan trọng không thể thiếu trong các buổi year end party đó là những chia sẽ của ban lãnh đạo công ty về tình hình kinh doanh trong một năm vừa qua đã đạt được những gì và cần phải cải thiện những gì cũng như những mong muốn và mục tiêu đặt ra cho một năm kế tiếp.

Ý nghĩ của year end party (tiệc tất niên) đối với doanh nghiệp

Year end party có thể được coi là sự kiện lớn trong năm của doanh nghiệp. Đây là một buổi tiệc mà doanh nghiệp thay lời cảm ơn đến với những nhân viên và những khách hàng thân tín đã đồng hành cùng với doanh nghiệp trong một năm vừa qua. Những hoạt động trong buổi tiệc chính là chất keo để gắn kết mọi người với nhau, giúp mọi người xích lại gần nhau hơn, tạo nên sự thấu hiểu và gắn kết cho một tập thể vì một mục tiêu chung

Không những thế thông qua buổi tiệc cũng góp phần để khách hành thấy được sự trân trọng của doanh nghiệp dành cho họ, từ đó giúp tạo thêm niềm tin cho khách hàng tiếp tục đồng hành cũng như lan tỏa thông điệp đến với những người bạn bè, người thân của họ đây cũng là một cách PR hiệu quả giúp doanh nghiệp lan tỏa thương hiệu một cách nhanh chống hơn.

Các bước tổ chức year end party thành công

Để tổ chức được một buổi year end party thành công thì khâu lên kế hoạch tổ chức có thể nói là quan trọng nhất. Trong bất cứ bữa tiệc nào nếu có sự chuẩn bị càng kỹ lưỡng và chu đáo thì bữa tiệc đó sẽ trở nên trọn vẹn nhất có thể và bữa tiệc cuối năm cũng thế. Khoảng thời gian thích hợp để lên kế hoạch và các công đoạn chuẩn bị cho bữa tiệc cuối năm thích hợp nhất là khoảng thời gian 2 – 3 tháng trước khi buổi tiệc chính thức diễn ra.

Lựa chọn chủ đề cho bữa tiệc

Lựa chọn chủ đề year end party là bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch bữa tiệc. Chủ đề ( Hay còn gọi là Year end party concept ) Đây là nội dung sẽ được diễn ra chủ đạo và xuyên suốt trong chương trình. Chương trình có hấp dẫn hay không phụ thuộc rất nhiều vào chủ đề mà bạn lựa chọn ban đầu. Các chủ đề như Hội nghị tổng kết khách hàng cuối năm, chương trình tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh đã khá quen thuộc và đã được áp dụng khá nhiều, bạn có thể tìm ra những chủ đề mới lạ độc đáo và thu hút hơn như Concept dạ hội, Concept sự kiện, Lễ hội tiệc hóa trang cuối năm, Year end Party kết hợp company trip hoặc year end party theo phong cách châu âu.

Xác định ngân sách cho bữa tiệc

Việc xác định ngân sách buổi tiệc ảnh hưởng lớn đến quá trình lên kế hoạch cho bữa tiệc trong tất cả các khâu. Nếu có ngân sách lớn đồng nghĩa với việc bạn có thể tổ chức một buổi tiệc year end party hoành tráng, nêu ngân sách nhỏ bạn sẽ cân đối ngân sách hợp lý trong tất cả các công đoạn từ khâu lựa chọn địa điểm tổ chức, menu bữa tiệc cho đến những dịch vụ khác.

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian và địa điểm tổ chức tất niên cuối năm có vai trò không nhỏ trong việc tạo nên một buổi thành công. Thời gian tổ chức tiệc nên chọn vào những ngày cuối năm để tạo nên không khí đúng với buổi tiệc này. Khung giờ phù hợp để diễn ra buổi tiệc tất niên rơi vào khoảng 17h – 21h. Thời gian này thích hơp để mọi người hòa chung không khí vui tươi của những ngày cuối năm mà không phải lo ngại về mặt thời gian.

Đối với địa điểm tổ chức cần dựa vào số lượng khách mời để tìm kiếm địa điểm tổ chức cho phù hợp nhất, không những vậy không gian sảnh tiệc cùng vị trí địa lý cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc đi lại, di chuyển của khách mời. Nên lựa chọn những vị trí trung tâm thành phố để thuận tiện cho tất cả mọi người.

Lên danh sách khách mời tham dự

Quy mô và số lượng khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình lên kế hoạch và thực hiện chương trình. Doanh nghiệp nên lập danh sách khách mời để thống nhất về số lượng, cơ cấu khách mời tham dự bao gồm nhân viên công ty, gia đình, đối tác, khách hàng, đơn vị truyền thông báo chí….

Cần đảm bảo một số tiêu chí như sau:

• Đảm bảo chính xác họ tên của khách mời
• Đảm bảo chức danh đơn vị công tác của khách mời
• Địa chỉ, thông tin liên hệ của khách mời

Xây dựng kịch bản year end party

Để tạo nên một đêm year end party thật ấn tượng và ý nghĩa thì công đoạn lên kịch year end party thật sự quan trọng. Kịch bản và timeline chương trình chình là những bước hướng dẫn cụ thể để đảm bảo buổi tiệc được diễn ra một cách suôn sẻ và đúng theo kế hoạch. Bản hướng dẫn chi tiết cũng giúp cho ban tổ chức điều hành buổi tiệc một cách suôn sẻ nhất.

Việc lên kịch bản không chỉ giúp cho đội ngũ nhân viên và ban tổ chức có thể kiểm soát được thời lượng của bữa tiệc mà còn giúp cho việc tổ chức không bị thiếu sót cũng như mọi hoạt động được trơn tru.

Lên danh sách các tiết mục văn nghệ trong buổi tiệc

Một buổi tiệc year end part đương nhiên không thể nào thiếu các tiết mục văn nghệ để tạo nên không khí sôi động, vui tươi cho bữa tiệc. Những tiết mục cây nhà lá vườn của nhân viên công ty như hát, múa nhảy sẽ góp phần mang đến những màu sắc riêng đầy thú vị cho chương trình

Ngoài ra để tạo nên không khí thực sự sôi động cũng không nên bỏ qua việc thuê thêm ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa để tạo nên sự hấp dẫn và đa dạng hơn

Những điều cần lưu ý để tổ chức year end party thành công

Lưu ý về việc xây dựng đội ngũ cho Year end Party

Để cân đối tiết kiệm về mặt chi phí thì doanh nghiệp cũng nên cân nhắc trong việc thuê đội ngũ hỗ trợ, doanh nghiệp nên tận dụng đội ngũ nhân sự của mình cho các hạng mục đơn giản, những hạng mục nào phức tạp hơn thì mới phải thuê bên ngoài để làm giảm bớt chi phí vận hành cho buổi tiệc

Lên và kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ nhất để tránh lãng phí ngân sách

Chi phí luôn là vấn đề đáng lưu tâm trong một buổi tiệc year end party. Để có thể kiểm soát tốt phần chi phí tránh thất thoát thì doanh nghiệp nên lên một kế hoạch thật chi tiết và bài bản với đầy đủ các hạng mục đi kèm, tìm hiểu nhiều nhà cung cấp thiết bị để có thể lựa chọn được đơn vị có mức giá tốt nhất

Cân đối từng hạng mục nhỏ nhưng hạng mục nào thật sự không cần tới thì nên loại bỏ ngay từ đầu nhưng vẫn đảm bảo buổi tiệc diễn ra đầy đủ và ấn tượng nhất

Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức buổi tiệc

Khi lựa chọn địa điểm bạn nên tập trung vào một số các yếu tố như không gian sảnh tiệc có phù hợp với chủ đề chương trình lựa chọn hay không, vị trí địa lý như thế nào có thuận tiện trong việc di chuyển cho nhân viên và khách mời không, khu vực giao thông có thuận tiện hay không tránh những khu vực giao thông không thuận tiện gây khó khăn cho việc di chuyển làm mất thời gian

Lưu ý về phần quà tặng cho nhân viên và khách mời trong buổi tiệc

Để giúp buổi tiệc trở nên đáng nhớ hơn thì nên chuẩn bị những món quà lưu niệm nhỏ cho khách hàng như bút, sổ, kỷ niệm chương sẽ làm cho những người tham dự và khách mời cảm thấy phấn khích và vui lòng hơn

Eventshow – Dịch vụ tổ chức year end party chuyên nghiệp

Cung cấp đội ngũ nhân sự tổ chức chuyên nghiệp

Eventshow (Phát Hoàng Gia) với gần 15 hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện với một đội ngũ chuyên nghiệp năng động và đầy tính sáng tạo sẽ luôn đưa đến cho bạn những sự kiện độc đáo mới lạ nhất

Hệ thống trang thiết bị hiện đại

Eventshow với hệ thống trang thiết bị hiện đại và luôn cập nhật theo xu hướng mới nhất trên thị trường. Từ hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình led, sân khấu và các thiết bị khác đều được đầu tư chuyên nghiệp nhất, ngoài ra chúng tôi còn bảo quản trang thiết bị một cách cẩn thận để luôn đảm bảo trang thiết bị được hoạt động ổn định trong suốt thời gian diễn ra chương trình

Giá cả và chi phí hợp lý

Eventshow luôn đưa ra những phương án và tư vấn cho khách hàng những lựa chọn hợp lý nhất với mục tiêu nhằm tối ưu chi phí nhất cho khách hàng nhưng vẫn đảm bảo mang lại một chương trình tốt nhất. Eventshow luôn lắng nghe những yêu cầu từ phía khách hàng để từ đó lựa chọn ra những giải pháp tốt nhất, với những mức chi phí tiết kiệm nhất cho khách hàng

>> Xem chi tiết bài: Tổ chức Year End Party là gì? https://eventshow.vn/to-chuc-year-end-party-la-gi-y-nghia-va-cac-buoc-to-chuc-year-end-party-thanh-cong/

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0779 12 13 14

https://eventshow.vn/to-chuc-su-kien/Email: info@phathoanggia.com.vn

Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent

Website: eventshow.vn